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会议筹备工作分工表(范本)

会议筹备工作安排

一、会议筹备

1.政府领导沟通，确定会议日期及出席领导名单，时间为

会前2个月。

2.会前2个月确定专家及演讲议题（初稿），会前1个月

确定专家简介及确切演讲议题，会前20天确定专家简介及演

讲PPT。

3.会前2个月确定会议预邀请函，会前1个月确定正式邀

请函，汇总需要发放邀请函人员名单（客户名单）。

4.根据需要发放人员人数，确定跟进邀请函发放工作的人

员人数、名单及各自分工，通过电子邮件、纸质信函、传真等

多种形式发放。

5.对发出的邀请函进行跟踪，定期反馈客户参会情况，针

对参会人数多少及时提出增加参会人数计划。

6.会前半个月确定杂志录用论文情况（发送会议预通知时，

发出论文征集通知，对录用的论文及时反馈给投稿人），会前

一周确定会议优秀论文情况，会前一周编制并印刷论文集。

7.内容负责人参加人备注演讲专家及议题由领导和执行人

员确定。

8.邀请函的编制、会议通知、邀请函发放、邀请函跟踪、

杂志论文录用、会议论文筛选、评审等工作由执行人员和领导

共同完成。

9.会议资料准备及装袋（会议手册、代表证、日程表等），

由领导和执行人员协助完成。

10.公司领导联络、接待及发言稿准备，时间为会前一周

完成，会前及会中，落实会议安排接口，确保接待总负责人与

单项工作负责人信息一致，会后2天内完成会议主持及政府领

导、专家联络、接待及发言稿。

11.国外代表会议期间跟踪接待由领导和执行人员共同完

成，会后资料汇总及会议报导由总负责人完成。

二、会场安排

1.会议室布置：主席台、鲜花、水牌、欢迎牌、茶歇（桌

上水、纸、笔），由领导和执行人员共同完成。

2.会议室横幅、喷绘背景、水牌制作，由执行人员和领导

共同完成，时间为会前1天内。

3.会议室现场检查、调试电脑、投影仪、音响、会场拍照、

录音由执行人员完成。

4.领导及专家签到、会议签到、参会人员、资料发放、现

场收费由领导和执行人员共同完成。

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