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合同档案管理制度

一、总则

第一条目的与依据

为了加强合同档案的管理，保障公司合同资料的安全、完整与高效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《合同法》及公司实际情况，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、子公司的合同档案管理工作。

第三条管理原则

合同档案管理应遵循集中统一、分类管理、确保安全、便于利用的原则。

二、管理机构与职责

第四条管理机构

公司设立合同档案管理机构，负责统一管理公司合同档案。

第五条职责划分

1.合同档案管理机构：负责制定合同档案管理的规章制度、组织合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

2.各部门、子公司：负责本部门、子公司合同档案的收集、整理、归档工作，并配合合同档案管理机构做好相关工作。

三、合同档案的收集与整理

第六条收集范围

1.公司及所属各部门、子公司签订的各类合同、协议书、备忘录等法律文件。

2.与合同有关的补充协议、变更协议、解除协议等法律文件。

3.合同履行过程中形成的各类文件，如：发票、付款凭证、验收报告等。

第七条收集要求

1.各部门、子公司应指定专人负责合同档案的收集工作，确保合同档案的完整性。

2.收集合同档案时，应检查合同文本是否完整、签字盖章是否齐全、附件是否齐全等。

第八条整理要求

1.合同档案整理应按照合同类型、签订时间、合同主体等分类进行。

2.整理合同档案时，应将合同文本、补充协议、附件等按顺序排列，并编制目录。

3.整理后的合同档案应进行编号，便于归档和查找。

四、合同档案的归档与保管

第九条归档要求

1.合同档案整理完成后，应提交至合同档案管理机构进行归档。

2.归档时应填写《合同档案归档清单》，详细记录合同档案的名称、编号、签订时间、合同主体等信息。

第十条保管要求

1.合同档案管理机构应设立专门的档案室，配置必要的档案柜、档案盒等设施。

2.档案室应保持干燥、通风、防潮、防虫、防盗等条件，确保合同档案的安全。

3.合同档案的保管期限应根据合同的性质和重要性确定，一般不少于5年。

五、合同档案的利用与销毁

第十一条利用要求

1.各部门、子公司因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同档案查阅申请表》，经合同档案管理机构批准后方可查阅。

2.查阅合同档案时，应遵守档案室管理规定，不得随意涂改、折叠、撕毁等。

3.查阅完毕后，应及时归还合同档案，并签字确认。

第十二条销毁要求

1.合同档案保管期满后，合同档案管理机构应组织进行审查，确定是否需要继续保存。

2.需要销毁的合同档案，应编制《合同档案销毁清单》，报公司领导批准后，按照规定程序进行销毁。

3.销毁合同档案时，应有两人以上在场监督，确保合同档案被彻底销毁。

六、法律责任与违规处理

第十三条法律责任

1.公司及所属各部门、子公司应严格遵守国家有关合同档案管理的法律法规，确保合同档案的安全、完整。

2.对违反合同档案管理规定的个人，公司将依法追究其法律责任。

第十四条违规处理

1.对不按照规定收集、整理、归档、保管合同档案的部门或个人，公司可视情节给予通报批评、罚款等处理。

2.对故意损坏、涂改、撕毁合同档案的个人，公司将给予严肃处理，直至追究刑事责任。

七、附则

第十五条本制度由公司合同档案管理机构负责解释。

第十六条本制度自发布之日起实施。

以下为具体内容丰富：

一、合同档案的收集与整理

1.合同档案的收集

（1）合同文本：收集公司及所属各部门、子公司签订的各类合同、协议书、备忘录等法律文件。

（2）补充协议：收集与合同有关的补充协议、变更协议、解除协议等法律文件。

（3）履行文件：收集合同履行过程中形成的各类文件，如：发票、付款凭证、验收报告等。

（4）其他相关文件：收集与合同有关的其他法律文件，如：授权委托书、法律意见书等。

2.合同档案的整理

（1）分类整理：按照合同类型、签订时间、合同主体等进行分类整理。

（2）编制目录：整理合同档案时，应编制详细的目录，包括合同名称、编号、签订时间、合同主体等信息。

（3）编号归档：整理后的合同档案应进行编号，便于归档和查找。

（4）附件整理：对合同附件进行整理，确保附件与合同文本的对应关系。

二、合同档案的归档与保管

1.归档流程

（1）提交归档：合同档案整理完成后，提交至合同档案管理机构进行归档。

（2）填写归档清单：归档时填写《合同档案归档清单》，详细记录合同档案的名称、编号、签订时间、合同主体等信息。

（3）审核归档：合同档案管理机构对归档清单进行审核，确保归档资料齐全、准确。

（4）归档入库：审核通过后，将合同档案归入档案室，进行统一管理。

2.保管措施

（1）档案室设置：设立专门的档案室，配置必要的档案柜、档案盒等设施。

（2）环境