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档案管理制度（必威体育精装版7篇）

一、目的

为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及必威体育官网网址性，理顺工作

程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

二、档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合部的统筹管

理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，

各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档

案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指

导。

三、归档制度

1、凡是反映公司战略发展、企业管理、经营活动等事项，具有查考

利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不

得擅自留存。

3、各部门归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能

归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；

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以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存

一份，投资部及风险部各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部

保存原件。

6、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综

合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门

自行保管。

7、所有归档的文件及其他资料都要建立电子档案，由各部门制作扫

描件并整理归档，归档完成后在综合部档案管理人员的监督下统一在档案

室进行电子档案备份。

四、档案保管制度

1、公司综合部设档案室，各部门应根据保存档案数量，设置存放档

案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；

根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科

学。

5、库存档案必须档案台账与实物相符，电子档案与纸质档案相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌

握利用规律。

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7、严格遵守档案安全必威体育官网网址制度，做好档案流失的防护工作。

8、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调

动手续。

五、档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经

公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公

室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责

人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档

案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、

不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人

责任。

6、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部

门及时处理。

7、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同

意，必须外借的，由总经理审批。

六、其他