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二、档案管理业务要点（一）文件的形成、积累与归档文件的形成、积累与归档属于各单位、各部门、各岗位的基本职责,也是档案科学管理与有效利用的前提条件.档案部门有权对这项工作进行监督、指导和检查.主要建立和落实三项制度:1.收发文登记制度Aab123下行文上行文平行文间接上下行文序号文件名称来源时间签收人办理注释收文登记表序号文件名称去向时间发送者备注发文登记表员工文件积累袋档案文件积累:人人有责,时时有活儿,件件登记,年年整理.2.文件积累制度(针对自身所产生的文件)3.文件归档制度归档范围:确定文件的价值,决定文件是否向档案转化.(需要制作)制度核心归档时间:根据企业活动的特点,确定文件何时归档.技术保障归档要求:明确便于长远和安全地保存档案所必要的措施.技术条件归档份数:根据归档文件的重要性,确定原件与复制件的数量关系.利用保障归档手续:明确归档文件的移交事宜.责任保障1、归档范围（参见文件清理表）2.归档时间一般情况下，管理类文件材料的归档时间为次年第一季度，以下文件按办理完毕或活动结束时间归档：股东大会、董事会、监事会、职代会、党代会等会议文件材料产权变动过程中形成的文件材料法律诉讼文件材料机要文件工程、生产技术类文件材料的归档时间应按照专业活动特点具体划分。3、归档份数管理类文件原则上归档份数为一份。工程、生产技术类文件的归档份数按照国家行业标准和现场约定决定归档份数。4.归档要求归档实行承办人负责制。归档文件应为原件，因故无原件者应进行签章说明。文件材料归档后不得进行修改。归档文件的载体和字迹材料应符合耐久性要求。5.归档手续归档手续以合法性和合规性为原则。文件承办人和档案人员在归档材料移交审核后填写《文件移交登记表》一式两份，签字确认。移交登记表一份由档案人员归档，一份由文件移交人员保存。《文件移交登记表》应同时提交电子版。（三）企业档案的分类与编号企业档案的分类企业档案分类是指根据企业档案的内容性质、形成规律及相互联系,遵循统一的原则和要求,采用科学、适用的方法,对企业档案进行分门别类,从而使全部档案成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的资源系统。分类的程序:设计分类方案划分全宗划分大类划分属类给定编号企业档案分类方案(示意图)一类二类三类四类五类ABCD1234类列类系常用的分类方法:职能分类时间分类作者分类专题分类项目分类型号分类区域分类外形分类专业分类职能分类方法适用于一级类目的区分;其他分类方法则适用于二级以下类目的划分.企业档案的编号1.以“件”为保管单元的：档号=机构代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+件号2.以“卷”为保管单元的：档号=机构代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+案卷号3.保管期限、特殊载体代码对照表编码保管期限00永久3030年1010年033年055年1515年2525年（四）归档文件材料的整理编目一般文件材料的归档整理归档整理:根据文件材料有关特征及保存价值对归档文件材料进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒等使之有序化的过程和方法。根据国家有关标准，企业一般采用“文件承办人立卷”的制度，由文件承办人进行归档整理，档案人员协助。1.整理的要求a.归档整理应遵循文件形成的顺序，区分不同价值，便于保管和利用。b.归档文件应齐全、完整、准确。以破损的文件应予以修复；字迹模糊或易褪变的文件，应予以复制，并将复制件附于原件后一并归档。c.归档文件缺失应在备考表中说明。d.归档文件材料所使用的载体字迹材料、装订材料应符合档案保护要求,不得采用铅笔,圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水书写；不得采用PH值小于7的办公用纸；不得采用易生锈的金属装订材料。e.文件材料幅面尺寸以国际标准A4型为准,超过A4幅面纸张,应按A4折叠。2.文件整理单元一般文件材料以“件”为整理单元，一件是指内容上具有整体性，实体上装订在一起，编目时体现为一个条目的材料组合。具体表现形式为：