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关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考

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马淑梅

摘要：档案管理工作在办公室工作当中是占据着特别主要的地位，现如今的经济全球化，只有对办公室档案的管理工作进行不断的改良以及创新，才能够去适应现代竞争特别激烈的市场经济。想要提升工作效率，那么就需要对工作人员在查考运用信息过程当中的边界性以及舒适度做出良性的调整，以此就能够保障企业它本身的核心竞争力。假如想提升工作效率，就要去对工作当中所出现的问题进行研究并找出解决方案，要对症下药才能够从根本上去解决掉该问题。本篇文章是先分析了当前所存在办公室档案管理当中的问题，再提出如何去提高办公室档案管理工作效率的办法。

关键词：办公室;档案管理;工作效率;途径

档案深管理工作主要就是办公室管理当中特别重要的一项内容。高效的档案管理能够让档案的完整性得到充分的保存，从而就能够促使档案资料再查询以及运用的效率得到很大的提升，把档案在办公室管理工作当中的价值能够最大值的发挥出来。现如今，飞速发展的经济和不断提高的技术水平促进信息技术在各个领域能够得到深入的运用。新时代的到来，办公室管理工作是一项特别重要的组成部分，即便在办公室档案的管理工作当中，加深运用目前最为先进的技术，对于办公室档案管理工作方法进行不断的创新以及改良，从而就能够致使办公室档案管理工作的效率得到有效的提升。

一、当前办公室档案管理工作存在的问题

（一）办公室档案管理缺乏健全的管理制度

现如今，许多的单位在办公室档案管理的工作当中，主要就是因为档案管理制度还不够健全，所以就直接会影响到档案管理的效率。在办公室档案管理的工作当中，大部分工作单位所制定的管理制度均没有对相关的管理工作人员的岗位职责做出明确的要求，没有有效的约束到管理人员，进而就会致使管理工作出现问题。在问题发生的时候，不可以第一时间确定到相关负责人。与此同时，不健全的管理制度，也会致使没有规范化、制度化的要求管理人员，让在工作当中不能够充分的去意识到档案管理工作的重要性，对待工作随意，就会出现较多的疏漏，最后就会让单位整体的工作效率受到一定的影响。

（二）专业素质不高

虽然很多企业都越来越意识到档案管理的重要性，但由于缺乏专业的档案管理人员或现有的档案管理人员的专业素质不高，档案管理无法发挥其应有的作用值。主要表现为以下两方面：第一，知识偏差。有人认为档案管理只是一项不同的工作，没有使命感，也没有对日常档案管理的热情，这大大影响了档案工作的质量和效率;第二，缺乏专业知识。在档案管理过程中，由于不熟悉档案管理的专业内容，也没有对档案进行充分的分类，导致对机密档案和公开档案没有进行严格的分类。因此有关文件的信息不能被合理利用，不能发挥其自身的价值。[1]

（三）相关管理人员的管理意识淡薄

管理人员是办公室档案管理工作的重中之重，但是在通过分析我国当前许多事业单位的办公室档案管理状况不难看出来，相关管理人员并没有建立起较强的管理意识，诸多的管理工作人员虽然基本上都是受过教学机构专业培训之后才上岗工作的，然而，我国教育机构往往偏重于“重理论、重实践”的教学方法，导致培养出来的档案管理人员与社会现实脱节，理论基础牢固，但在实践中却无能为力，这大大降低了办公室档案管理的效率。

二、提高办公室档案管理工作效率的具体措施

（一）从思想上高度重视档案管理工作

全方面提高企业领导对于档案管理工作的认知程度，要把档案管理和企业利益捆绑在一起，切实做好实施和谋划档案管理的全部进程，而且还要提高档案的管理水平，同时企业也会需要改良本身的相关激励制度，与此同时，不仅要去针对档案管理工作人员进行主人翁意识的培育，而且还要定时定期的考核该业务能力以及技术水平，在依据考核结果对于管理人员做出相对应的奖惩，以期达到提高重视档案管理工作的目标，这样一来，就可以激發出管理工作人员的创新性和积极性，从而就可以提升工作效率。[2]

（二）建立完备的档案管理制度

在创建完整的办公室档案管理系统之初，主要负责人应充分发挥作用角色。特别是要关注一些档案管理活动，并带领相关人员开展工作，做好办公室档案管理工作，如对相关档案建立单独的参考点密度。通过针对档案的不同内容、性质和重要性，应采取以下措施：1、资料室妥善保管，并做好标识对应路径房间。之后在正确存储存档的情况下完成文件布局房间。仓库现场位于高层建筑或相对封闭的区域，警告标志必须能提醒非必要人员不要以这种方式进入数据存储库，防止非必要人员闲暇时进入数据仓库，造成重要档案的损坏或被盗。对于高度机密的文件，还应当由高级职员单独保管，并对其进行一定时间的监控，以保证档案的机密性。同时，有关人员应在时间和必威体育官网网址程度发生变化的情况下，尽快解密、升级和限制某些文件，并及时处理：可能不被视为机密，做好标记后，将其放在资料室的其他地方。要完成这项工作，必须同