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会议组织与活动管理

下列情况需不需要开会？1、如果你的团队还未准备充分2、为了处理团队中某一个或某几个成员3、为了表扬团队中某一个或某几个成员4、如果你并不需要从小组成员那里获得某些信息5、当你需要发布或者是例行公告的时候6、当你需要发布重要公告的时候7、当你产生一时冲动，并非是一个紧急情况的时候8、你知道存在的问题，但并不清楚谁可以解决问题时

9、当你想要大家献计献策的时候10、如果会议的主题只和团队中部分成员有关联11、如果要参与会议的主要成员不能够出席12、只是因为经常开会所以你开会13、当你想要团队成员接受一个新的观念或想法的时候14、你想要促进团队成员之间的了解和熟悉的时候15、当你想让大家觉得我们是在做事情的时候

投入不该开应该开应该开效能可开可不开

一、会议收益从三个方面来看：1、情感的收益2、认识的收益3、任务的收益会议是有价值的！会议的价值体现在会议的收益与会议的成本的比例，会议的收益越高、成本越低，那么会议的价值会越高。

二、会议的弊端和防范（一）会议的弊端1、参会人员过多2、会议的目的不明确3、简单问题复杂化4、议题讨论失控

1、讥讽：让对方谈出自己对某一问题的看法，然后揭露对方谈话中的自相矛盾之处。2、助产：用谈话法帮助对方回忆知识；是帮助和协助的过程。苏格拉底法（又称：产婆术）3、归纳：通过问答使对方的认识能够逐步排除事物4、下定义：得出定义，是从现象，个别到普遍一般的过程。的特殊性，揭示出事物的本质的…普遍的规律。

使用苏格拉底法的条件：1受教育者必须有探求真理的愿望和热情；23受教育者必须就所讨论的问题有一定的知识积累；教育的对象最适合有一定推理能力的人。

（二）会议的控制1、控制会议的规模2、讲话会议的程序3、缩短会议的时间4、提升会议的水准

日程安排内容准备起草文稿宾馆住宿会议记录发言人核实场地落实礼品准备请柬制作费用请示场地谈判资料准备名单清单核实出席人安排接送记录整理

（四）大型会议管理的要项会议费用会议场地专题小组文件制作人员范围对外协调嘉宾邀请会议管理会议公告要项价格谈判会议控制会议接待餐饮安排住宿事宜

（五）大型会议管理细则会议费用人员范围文件制作专题小组场地费餐饮费茶点费住宿费租车费司机费红包横幅费临时房警察费记者费礼品费参与部门经验人员总指挥部礼仪制定规划内容特约写稿稿件组织文本审查文本汇编文本制作文本发放总结制发市场部公关部销售部行政部售后部IT部秘书处

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大型会议管理细则会议接待住宿事宜会议控制发日程表定主持人入场准备提醒闹钟场下示意音响监督电脑操纵服务人员紧急服务休息时间平行会场等预定房间标准确认电话开通酒吧控制娱乐消费娱乐票证会后留住人走消房确认航班接站牌名司机指定班车协调专人接站

主持发言需注意五个方面会议主持的四个要点1、要紧扣议题B：要点2、要想象，不要超乎寻常3、发言要适合自己的身份4、精短高效E：证据S：总结T：转折5、要引人入胜