会议的筹划与管理课件.pptVIP

说明l为了便于掌握会议服务的各项流程，更好地为公司会议做好服务保障工作，特制作本讲义供大家参考，讲义内容主要包含组织会议中所应做好的各项工作（会前，会中，会后）及注意事项。l望随时提出修改意见，谢谢！1

会议的意义l会议是一个集思广益的渠道l会议是一种群体沟通的方式会议的目的l开展有效的沟通l传达资讯l达成协议与解决问题l资源共享l开发创意l激励士气2

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会议问题的管理原理为什么要管理？4

管理l在特定的环境下，对组织所拥有的资源进行有效的计划、组织、领导、控制，以便达到特定的组织目标的过程5

手段：效率结果：效果资源利用目标实现6

管理l提高效率—谁来负责？l达到效果—谁来负责？7

会议管理的四大职能计划组织领导控制8

会议的筹划与管理会前准备工作会间的组织服务会后的善后处理9

流程图开始人员确认（住宿，交通）YN，，，PPT、、、、结束10

会前准备工作（按顺序）ü议题及参会人员范围的确定ü会议场所的选定ü会议通知的起草ü申报会议预算ü人员确认ü设备准备ü预定ü车辆安排ü会务通知起草ü议程PPT制作ü食品的采买ü指导服务员工作ü会议场地布置与熟悉11

会中工作（按顺序）ü会议室保障ü汇报人员的保障ü用餐的保障ü娱乐的保障ü住宿的保障12

会后中工作（按顺序）ü离会车辆安排ü退房ü设备整理ü结帐ü设备归还ü费用报销ü会务总结13

费用预算申请1、场地费2、住宿费3、餐费4、娱乐5、食品6、交通费7、不可预见费14

会务细节表No.工作项目责任人核查No.核查责任人核查123选择会议地点会议项目11服务员指导工作12会间摆放（点心、水果）13PPT提示，指引牌提示会议时间娱乐保龄、游泳、台球、乒乓球、45活动负责人14OK、网球活动作业分工明细15会议通知会场预订（大小、桌椅放置、温度、灯光、音响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰）616预算申批、借支票确认人员（时间、住宿、车辆、特殊要求）用餐（时间、地点、人数、标准、菜单、特殊要求）车辆安排（时间表、用车人、接机、机动用车）78917会务通知18购买用品、水果19房间安排10借还设备--投影机（1）投影幕（1）无线麦（1）电子白板（1）激光笔（1）20接听电话、安排事情21文件发送、传递信息22会场应急23会后结帐24设备整理25费用报销白板笔（1）、白板擦（1）笔记本（1）打印机（1）26会务总结照相机（1）、摄像机（1）插线板（1）剪刀（1）、订书机（1）15

会间的组织服务1、签到2、安排就座3、做好会议记录和录音4、会场服务16

会场服务l转接电话l突发状况l建议休息l协助上司掌握、控制会议进程17

会议的善后处理1、会场清理2、印发会议记录3、资金4、会议的总结工作18

会场清理l安排与会人员的离会l会议文件的回收、立卷、归档19