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第三节提高公文处理效率的方法

教学目标

知识目标：了解公文处理效率和公文运转周期；

理解影响公文处理效率的主要因素。

能力目标：掌握提高公文处理效率的方法；能熟练使用现代化办公设备。

德育目标：认识秘书工作在提高公文处理效率中的作用。

教学重点：提高公文处理效率的方法。

教学难点：对公文处理中讲究时效的种种措施的挖潜。

教学方法：演绎分析法、案例法。

教具安排：计算机办公系统软件。

课时安排：1课时。

教学过程

【导入新课】

长期以来，老百姓对管理机关意见最大的就是办事效率低，“文山会海”也已成为机关

的最为头痛的事。如何改变这种现象，提高办事效率，下面将要学习这方面的内容。

（板书课题：提高公文处理效率的方法）

【讲授新课】

要谈“提高公文处理效率的方法”，首先就要搞清楚是哪些因素影响了公文处理的效率，

然后才能对症下药，选择正确的方法。

一、影响公文处理的效率的不利因素分析

从上节内容可以看出，公文处理分为办文阶段、发文阶段和收文阶段，三者形成了完

整的公文办理流程。公文处理的各个环节之间前后衔接环环相扣，有着一定的排列顺序。

公文处理效率的高低，主要取决于公文办理各环节上公文运转周期是否恰当。公文运转周

期延长，说明处理效率低；公文处理按时限完成，说明处理效率高。

公文运转周期由两部分时间量构成，即传递时间和办理时间。其公式为：

公文运转周期=传递时间+办理时间

因此，造成公文处理效率低下的主要因素有下面两个方面：

1．公文传递环节因素的影响

公文传递是公文处理的一项基本任务。除本机关内部使用的辅助性公文外，所有公文

都要向外传递。公文传递的方式，主要有电信传递（包括利用电报、传真和互联网等）、邮

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政传递和直接投递等三种方式。

传递方式的不同，传输渠道的不同，会造成以下现象：

（1）各环节之间传递不及时；

（2）传递的环节过多；

（3）传递程序过于繁琐。

不管哪种方式，秘书人员都或直接或间接地参与了公文的传递。因此，秘书人员科学

地组织与安排公文办理程序，安全而快捷地传递公文，提高机关办事效率，是十分必要的。

2．公文办理环节因素的影响

（1）来文质量不高。来文的意思表达不够清晰、准确；缮印模糊、装祯出现错误等都

会增加拟办环节公文滞留的时间。

（2）拟办质量不高。交拟时领导与办文者缺乏沟通，只是简单地接受了任务，就匆忙

起草；撰拟时对领导意图理解不透彻，脱离实际；承办要求不具体、不明确等因素，影响

领导批办，增加核稿和批办的时间。

（3）催办不及时。催办无专人负责；没有明确提出催办工作的具体要求；没有履行规

范的手续；未能适时进行督促检查等，造成公文的积压和延误。

二、提高公文处理效率的方法

1．讲究时效

①强化时间观念。

公文是机关开展工作、实施管理的重要手段，是为了解决实际工作中的问题和需要而

产生的，这种特定效用又叫现实执行效用，简称现行效用或时效，超过了规定的时间，就

失去了公文应有的作用。在一般情况下，公文处理得越快，对实际工作就越有利。因此，

秘书人员处理公文要有强烈的时间观念。在公文办理的每个环节都要求尽量缩短时间，对

来往的公文处理必须迅速及时，任何迟缓和贻误，都会影响工作的正常运转。当然，公文

处理必须严格按照规定的时间进行。在具体工作中，要根据机关实际工作的进展、上级领

导机关的要求以及公文的性质，分清轻重缓急，对不同公文提出不同