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档案管理规定

1.目的

为规范公司各类重要文件的归档管理工作，便于日后相关资料的查阅，特制定本管理规定。

2.范围

2.1适用范围：**有限公司。

3.定义

3.1档案：是指公司过去和现在从事经营管理、技术、业务和文化等活动中形成的，具有利用、查考、凭证价值的文件。例如：

证照、合同、协议、重要文件、会议纪要、牌匾、锦旗等等。

4.管理职责

4.1总经理为档案管理第一责任人，人事行政部经理为档案管理第直接管理责任人。

4.2人事行政部设立专（兼）职档案管理员，各部门设立兼职档案管理员。

4.3人事行政部档案管理员负责建立好健全的档案工作制定，做好监督及指导培训工作。

4.4档案管理员的职责：

4.4.1档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，保守秘密，具备专业知识。

4.4.2贯彻执行集团档案管理制度，建立健全本公司（部门）档案工作实施细则。做好档案的接收、借阅登记手续。

4.4.3熟悉本公司（部门）文件材料归档范围和保管期限，做好公司（部门）文件材料的收集、整理和立卷归档工作，对文件

材料的整齐、完整、准确负责。

4.4.4人事行政部档案管理员应建立档案接收、借阅、移交台账登记；主动接收业务指导和督促检查，做好档案统计和必威体育官网网址工

作。

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4.5档案管理人员调离职时须做好档案的交接，经总经理审批同意后方可执行。

5.档案的归档

5.1档案的收集：

5.1.1档案的收集范围包括但不限于：公司设立、变更、登记以及终止、清算文件；公司股东会、董事会、监事会形成的文件；

各类合同、协议、公函等对外法律文件；公司经营管理等各项业务工作中形成的具有利用、查考、凭证文件。

5.1.2文书档案保管期限定为永久、定期两种。定期一般为2年，凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

5.1.3归档文件必须是原件，确无原件的由经办人与原件进行校对、签章，并注明校对日期及原件的存放处。

5.1.4两个以上部门（公司）合作完成的项目，主办部门（公司）保存全套文件材料，协办部门（公司）保存与承担任务相关

的正本文件。有合同、协议规定的按合同、协议要求执行。

5.1.5应当归档的文件材料由具体承办人负责积累，办理完毕后应在5个工作日向人事行政部档案管理员进行移交归档。

5.1.6凡以公司名义对外签署的重大商务谈判（协商）形成的合同、协议、意向书、备忘录、信函等法律文件，应在文件签署

5个工作日内向公司人事行政部档案管理人员报送一份原件。

5.1.7特种载体档案可随时归档。

5.1.8归档文件形成后如需延期移交的，须经公司总经理的批准。

5.1.9对归档文件进行变更、修改、补充的、公司产权变动过程中形成的文件材料应随时进行归档。

5.1.10会计档案在财政年度结束后，暂由公司财务部保管，五年后移交人事行政部档案室归档。

5.1.11公司档案应交由公司档案管理部门（人事行政部）进行集中管理，任何部门不得拒绝各类档案的归档。

5.1.12移交档案时应填写《档案移交清册》，一式两份，移交人及接收人双方各执一份备查。

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文件类别：可分为证照、合同、重要文件、其他

保管期限：可选择填写永久、合同期满或具体年限

密级：根据文件须必威体育官网网址程度进行选择

载体形式：可分为纸介版、电子版、声像等

文件标号：为归入档案时给予的编号

5.1.13员工调离职时，应将手中所有文件材料整理好后移交本部门（公司）档案管理员，做好交接工作方可办理调离职手续。

5.1.14归档的文件材料应齐全完整，遵循其形成规律加以系统整理，按归档范围及保管期限分类组卷，并编制《档案文件目录》。

5.1.15归档的文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。