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文件编写
职责和权限
编写岗位职责的几点基本要求:
只罗列所负责的活动;
不加状语,不加任何形容词、副词和助词做修饰,不加任何介词短语(三不原则);
不能将义务列入职责。
岗位职责有五忌:
忌虚;
忌部门内重复;
忌矛盾;
忌下级的职责覆盖上级的职责。
岗位职务说明书
岗位名称:保洁主管
所属部门:行政部
职务等级:
直接主管:行政部主管
职责:
负责各管理处保洁员工的选聘。
负责各管理处新员工的入职前培训和上岗培训并分派至各保洁岗位;建立健全相关的培训制度、考核考评制度和培训计划、培训教案与档案。
检查各管理处保洁助理对所属员工的在职培训效果。
控制人力资源的合理利用。
对各管理处保洁部工作提供业务上的支持与技术上的保障。
协助制订各管理处保洁助理职责。
协助各管理处助理制订月、季、年度工作计划,并负责临时任务的合理调配。
协助制订和检查、考评各管理处保洁助理工作绩效与工作能力的办法。
负责协调与处理涉及环保工作的对外关系与事务.
每周向行政主管和各管理处主任汇报一次工作。
物业接管方案的草拟,前期介入计划与整改方案的实施及跟踪。
对各管理处有关保洁工作重大事务及投诉的处理与跟踪、检查或回访。
涉及保洁事务的合同草拟、发出会签、正式签订。
完成上级领导交给的其他工作.
权限:
对保洁部员工选聘、提升、辞退的建议权。
评定员工转正、级次以及奖惩的建议权。
对各管理处保洁助理、骨干的任免、提升或辞退的建议权.
对各管理处保洁员或骨干员工调动的建议权.
上级领导赋予的其他权利.
资格要求:
教育要求:
资格要求:
技能要求:
工作经验要求:
其他要求:
实施者签字:日期:
岗位职务说明书
岗位名称:保洁助理
所属部门:管理处
职务等级:
直接主管:管理处主任
职责:
制订保洁工作的检查标准并实施抽检与督促,考核各员工的工作绩效和品行,并填写相关记录。
检查各保洁岗位职责并监控实施,评估效果且定期改进。
负责协调公司内各部门之间的关系并处理往来事务。
负责各管理处相关保洁设施、设备、工具、器具的使用与维护等的控制和管理。
对各管理处保洁用品和耗材的计划、采购及质量、价格和领用、消耗的控制和管理。
选择合格的合作伙伴,建立合格的分供方档案。
各管理处管辖区域除“四害”工作的实施、检查和控制。
完成上级领导交给的其他工作。
权限:
保洁员2日以内(含)事假的批准权。
购买、报废保洁部物资的建议权。
管理处内部保洁岗位调整、增减及变更值班表的权利。
上级领导赋予的其他权利.
资格要求:
教育要求:
资格要求:
技能要求:
工作经验要求:
其他要求:
实施者签字:日期:
文件结构
每一个文件都应具有相同的结构,以下为常见到的一般结构:
目的--明确为什么,什么意图,整体的定性要求;
适用范围——明确涉及的和不涉及的领域,主要指区域、部门、活动或产品;
职责(程序文件)——明确负责执行文件和实现目的的部门;
正文内容——明确达到目的的方法和要求;
引用文件-—列出正文涉及的其他文件;
记录——列出正文产生的和涉及的记录.
文件编写的一般要求
含盖6个基本要素(5W1H)。见下表:
NO
5W1H
说明
表示方式
忌语
WHY
文件的意图是什么,即定目的。
直接指明文件的意图。例如,某《培训程序》的目的:“提高员工的业务能力和综合素质,使员工的能力能满足工作需求”。
因为、由于、如果。
WHAT
要做什么活动,即定事。
文件名称本身,例如,“培训程序.
文件的“适用范围”中指明的活动。例如,培训程序的适用范围:“适合于入职员工和在职员工的培训活动。
以文件的条款表示,例如:
4。1新员工培训,4。1.1入职培训。
或以活动的符号表示,例如:
审批明确培训需求
审批
明确培训需求
有关事项、适当的措施、相应的处理.
WHERE
在哪里做,活动的输出到哪些地方,即定点、定岗.
文件的“适用范围中明确适用的区域、部门或地点,例如“适合于公司范围内入职员工和在职员工的培训活动。顾客以及供应商的培训不在该程序的范围内”.
正文中有活动地点时应作出交代.例如:“平时各部门根据发展规划填写《培训申请单》,经部门负责人审核后,交人事部”.
凡活动有输出的地方必须规定与之接口的部门、职位。例如:“填写《培训申请单》后经部门负责人审核后交人事部”。
相关部门、有关上级、相关领导、有关人员。
注:能明确到职位的就不要明确到部门。
WHEN
活动在什么时间做,即定时.
时间要尽可能地量化,例如:
“人事部培训于每年12月25前制订下一年度公司培训计划”。
“公司年度培训计划由总经理审批,部门培训年度
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