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如何加强高校财务档案管理

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论文导读：主管领导要加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

关键词：高校财务档案管理，存在问题，加强

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1．目前高校财务档案管理存在的主要问题

1.1财务档案管理制度不健全、领导不重视、法制意识淡薄

现在大部分高校领导是教学方面的专业人士，对财务管理及国家财经规章制度掌握得不够全面，对财务档案管理知之甚少，对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够，致使一些重要资料丢失。

1.2财务档案没有专人负责

由于领导不够重视，加之财务人员少，目前财务档案业务分工模糊,多数没有明确专门的档案管理人员，大部分是兼职。计财处没有具体文件收发、传递归档的文秘人员,以致有关人员手中都有档案资料各自为政。致使有人长期把公款存入“小金库”不记账,票据不结报,主管会计私自篡改账目,甚至借机贪污挪用公款。

1.3财务档案没有专门库房

现在大部分高校财务档案资料存放在办公室,缺乏档案资料存放的安全性。没有专门的仓库，根本不符合档案管理的要求。存放在办公室存在易丢失、潮湿、污损,更谈不是严密，与防虫、防火、防湿、防盗、防尘、防霉、防光的“七防”要求相差甚远。

1.4财务档案分类不科学

有些单位没有专门的财务档案仓库，把文书档案与会计档案混存入一个仓库中，缺乏科学分类没有档案检索工具,给以后查找带来不便,日久天长使档案库存臃肿,销毁时重要资料一同被弃。

2．切实采取有效措施加强高校财务档案管理

2.1提高认识，加强领导，建立和完善财务档案管理制度

主管领导要加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。高度重视财务档案工作,实行一把手负责制,同时建立和完善档案管理网络,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定制定切实可行的管理制度，要根据高校规模明确专(兼)职管理人员，负责有关会计资料的必威体育官网网址和保管工作,明确人员责任和工作范围，按照制度处理好会计文件资料的收发、整理、归档,并做好财务档案的日常管理、查阅接待、登记工作。

2.2做好财务档案保管过程中的必威体育官网网址工作

财务档案的库房管理是档案必威体育官网网址的重点,从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定单独兴建,但是有一些不具备条件的高校,往往将库房附设在办公楼内。应注意的是,不是任何一间办公室都可以用作库房的,从档案必威体育官网网址的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。要想方设法加强财务档案管理的硬件建设,腾出专用库房、阅档室,并做到两室分开,库房建设要做到“七防”,设施齐全。档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内。实践证明,档案库房的科学管理,是做好档案必威体育官网网址、维护档案安全的基本保障。

2.3档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理

档案的调阅必须经负责财务的领导人审批，外来人员要求调阅会计资料必须凭介绍信并经过学校校长和财务科长的同意，调阅过程中要按照制度进行调阅，管理人员要认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅，会计资料不准带离阅览室，需要复印要做好登记，档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救。

2.4做好档案的保管期限与必威体育官网网址期限的区分工作

确定保管期限的原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,按照中华人民共和国财政部和国家档案局颁布的《会计档案管理办法》的规定。根据工作的需要和为高校积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。

2.5推行目标管理责任制

要将财务档案管理纳入工作人员的年度目标考核,将档案建设作为各类评比的必备条件,通过奖优罚劣,来调动有关人员做好高校财务档案工作的积极性。

2.6加强财务档案信息化建设,提高现代化管理水平

财务档案信息化是社会信息化发展不可缺少的组成部分,也是现代档案工作的基础,是财务档案工作现代化的必由之路。随着社会信息化和档案工作现代化步伐的加快,档案基础业务建设的重心必须向档案信息化建设转移,以不断提高档案的信息化程度。首先,要加强规划,积极参与电子政务建设。其次,要加快财务档案数据库建设,实现档案信息资源共享。再次,要加强档案网站建设,加速档案数字化进程。档案网络是实现档案信息传递网络化、服务现代化的必要条件和重要步骤。方便各部门从网上查档和了解档案信息资源,更好地为财务管理和高校建设服务。

2.7强化财务档案管理人员素质

档案工作要适应不断发展的新形势需要,人员素质是关键。财务档案管理是不断完善、优化的过程，始终要依