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企业档案管理规范化中遇到的问题与解决思路

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摘要：我国大多数企业的档案管理工作都经历了由不规范走向规范的过程。大多数企业在初创时期，公司上下关注的重点是公司如何盈利让公司存续下去，如何让大家吃上饭。那时候公司的业务量往往不是很大，形成的档案也不是很多，档案管理如果不是很规范，对公司业务的正常开展影响也不是很大。但随着业务量的增加，公司步入稳定发展期，所产生的资料成几何倍数增长，如果档案管理水平跟不上，会制约其他各项业务的开展，影响公司全局。大多数企业的管理层能够敏锐地意识到问题的严重性，档案管理规范化提上日程，在规范化过程中往往会遇到诸多方面的困难。

关键词：企业档案管理；规范化；问题；解决思路

一、企业档案管理规范化中遇到的问题

公司初创时期，无论是兼职档案员，还是转岗来的档案员或者新入职的档案员，都很难有能力从公司全局的角度来规划档案管理制度体系。很多情况，是为了达到公司要求或者应对上级部门档案工作检查，参考其他公司的档案制度来制定本单位的档案制度，大多数档案制度留于形式。由于做得比较仓促，很难做到符合公司具体实际，可操作性并不是很强。等检查过后，或者发文要求后，变成了一份一般性的文件，在公司实际工作中并没有严格按照制度来执行。档案制度不完善，体现在档案相关岗位职责不够明确，奖惩制度可操作性不强，档案收集、整理、保管、利用、安全与必威体育官网网址等方面缺乏有效的制度约束，突出体现在以下几个方面：

1、在归档制度上，对于归档范围没有细致、明确的界定。由于长期以来档案管理工作处于自觉状态，文件从形成、流转到归档缺乏全程控制，对于公司各业务环节会产生哪类资料？哪些资料需要归档案室集中统一管理？哪些资料需要各部门自行保管等等，缺乏明确规定。档案筛选整理，是一项细致、耗时的工作，如果归档不是一项硬性要求的话，有的部门就会消极对待，容易造成归档不全和不及时。还有些公司在信息化工作中缺乏整体规划，各业务模块衔接不够畅通，会给文件后期的归档工作造成较大的障碍。

2、对于归档时间没有细化要求。在归档时间上，大多数公司没有细化要求，一般会统一要求年度归档，工程项目档案要求项目竣工验收后一定时间内归档。而对于一个归档制度不够健全、归档还没有成为一种习惯的公司来说，等到年度归档的时候，很多文件已经缺失。另外，企业不同于档案局、馆，档案的利用率会更高一些，有些文件刚刚产生就需要再利用。如工程项目业主方出具的中标通知书和商务阶段签订的业主合同，文件产生后很短的时间就需要作为业绩证明材料在新项目的市场拓展中被利用。如果等到项目竣工验收后再与项目资料一起归档，势必影响再利用效率。另外，年度归档，档案移交会比较集中，档案管理员也很难做到条分缕析，逐一核对，影响归档质量。

3、档案工作缺乏量化考评标准，归档责任不够明确，缺乏得力的奖惩制度。由于缺乏档案专业积累，有些公司在制定绩效考核制度的时候，没有对各部门的归档责任做出明确规定，对于不按时归档和归档不全、归档质量不高的情况缺乏有力的惩罚措施，使得档案管理制度形同虚设。另一方面，由于档案岗位待遇较低，缺乏竞争力，对专职档案员的考核也难以从严执行。档案岗位本身有些工作难以量化，也会影响工作积极性。

二、企业档案管理规范化措施

1、加快企业档案的信息化建设。企业档案的归档质量不高，很多是由于企业的基础档案建设不足，对此企业档案管理工作者应当对原本的档案管理理念加以转变，适应新时代的发展，认识到传统的企业档案管理已经无法满足当下的需求。在信息化的今天，传统的企业档案管理工作不仅繁琐、工作量巨大，并且信息保存完整度以及便利程度都无法达到如今的需求，企业应尽快引进先进的信息技术，建设档案管理信息化网络，对传统档案进行数字化，对电子档案及时归档，建立健全档案信息数据库，形成丰富的数字化信息资源及具有企业特色的知识储备，使档案信息资源得以充分开发和利用。

2、提高企业档案管理工作人员的综合素养。企业档案管理工作人员的专业素质水平高，直接对企业档案管理工作开展质量造成影响。特别是信息化技术应用于企业档案管理的今天，对于先进技术是否足够了解，作为开展企业档案管理工作的关键。对此为了能够确保企业档案管理工作可以顺利开展，企业档案管理工作者需要具备良好的专业知识素养，从多个方面提高企业档案管理人员的综合素质。首先，应该加大对人才的培养工作，在企业档案管理工作人员的日常工作中，建立良好的学习机制和培育机制，对人才的知识能力提出要求，让企业档案管理工作人员能在学习中进行工作，工作中进行学习。从而运用自己的专业知识来做好企业档案管理工作。其次，应该让企业档案管理工作人员树立良好的服务意识，提高企业档案管理工作人员的入职要求，让企业档案管理工作人员的全面素养得到提高，以促进信息化背景下企业档案管理的发展和进步。

3、建立健全有效