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XXXX酒店行政办公室相关制度

一、印章管理和使用制度

印章指“”的公章和专用章，“”公章由行政办公室主任或授权专人进行保管，专用章由部门经理授权的专人保管。公章和专用章的保管人统一造册登记，于行政办公室备案，保管人的工作调动或离职，必须先办理印章交接手续，否则不予办理手续。

印章保管人必须严守职责，一丝不苟，印章设专柜保管，随用随取，用后即锁，任何人不得将印章携离办公室，特殊情况，印章携离办公室须由总经理签字批准。

公章管理人员不得私自在空白纸、信封或空白介绍信上加盖印章。

公章的使用规定：

非正式的确认、证明、介绍信等函件，由主持业务工作的副总经理审定，由公章管理售货员盖章；

文件、合同、重要介绍信等函件需要加盖“”公章时，必须由总经理签批，总经理不在，可由总经理授权人代签；

对外重要文件、重要合同，必须由董事长审批同意，方可盖章。

印章的每一次使用必须由印章保管人进行登记，并将《印章使用申请单》存档。凡加盖“”公章的发文，行政办公室必须留底存档。

印章的刻制，尺寸和样式由行政办公室统一规定，任何人和其他部门不得自行其是。

新印章在启用前，必须留印模以备查，行政办公室根据印章的使用范围向有关单位发出启用通知。

作废的印章要及时上缴，并通知有关部门。公章如有遗失，须立即上报总经理，行政办公室发出遗失和作废声明和办理其他善后事宜。

二、文件、档案密级划分和存放范围的规定

文件和档案的密级度分为绝密级、秘密级和内部文件三级。绝密级文件一般可存放于行政办公室，秘密级文件资料一般可存放于部门经理处，内部文件可存放于部门秘书处。

借阅范围：

绝密——文件产生部门的经理和总监级以上人员；

秘密——文件产生部门的有关员工、有关的部门经理；

内部——文件产生部门的有关员工、其他有关部门的员工。

业务文件资料划分的范围：

绝密——重大经营决策、规划、方针和各类涉密数据；其他的重大经营管理的文件材料等；

秘密——财务报表、账册；日常经营管理计划、成果；客户情况；餐饮菜谱档案；工程设备技术资料等；

内部——一般的全店性制度；部门制度和部门相关的业务资料。

三、文件管理制度

公文办理包括分级、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、打印、传递、归档和销毁程序。

收到的公文由行政办公室签收登记，分类后递交行政办公室主任拟办意见。

总经理批办的公文，根据批示，由行政办公室转交承办部门和传阅员，并进行签收登记。

因工作需要，借阅文件和档案，按规定程序办理借阅手续，用完后及时归还，秘密级以上的文件和档案，各级领导均不得携离酒店。

各部门或个人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限及时办理，不得拖延和积压；对承办批示存有异议，及时提出书面意见。

各部门均应实行公文催办制度，负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文负有催办义务，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

公文处理过程中，要做好平时归卷工作，办完后，及时将公文定稿，正本和有关材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政办公室归档。

的所有人员调动和离职时，应将文件清理移交，没有移交清理完毕的，不予办理调动和离职手续；参加会议带回的文件，应及时交栏案室登记和保管。

行政办公室没有保存价值的文件，经过鉴别和行政办公室主任的批准，予以定期销毁。

四、档案管理制度

各部门办理完毕的文件，要及时移交行政办公室，并按“条款类目”分别存放，三个月后，经检查齐全后，整理立卷归档。

每天及时将文件归档，以免散失和积压；严格执行档案清理和整理制度，实行周整理、季度大整理和年度大清理。防止借阅档案催要不及时与遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。

准确做好档案索引，以便于查找。

归档前要做好文件资料的归卷和立卷工作，使所有资料和文件可随查随得，避免盲目查找。

卷内文件包括正文和底稿、文件和附件、请示和批复，页号一律在右下角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份。

案卷的厚度一般1.5一2cm，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，对破损或褪色的材料要进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边；纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐；字迹难以辨认的材料要附上抄件；卷宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，字迹要端正。

根据卷内文件之联系，进行系统排列、编张号、抄写案卷题目和案卷封面、确定保管期限、装订案卷、排列案卷和编制案卷目录等。档案目录包括封面、全卷说明、案卷目录和卷内目录。

案卷按年代、部门排列，永久与长期、短期案卷分开保管。

行政办公室的门窗要坚固，做好防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防强光和防高温。

每季度对档案材料的数量和保管情况进行一次检查，发现问题及时补救，确保档案的安全。

对于失效的档案要进行销毁，销毁档案前，要认真鉴定，并且登记造册，并经行政办公室主任审批后方可销毁。

秘密级或以上密级档案销毁