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第十八章档案建立与管理管理

第一节物业服务档案的建立

根据XX博物馆的物业服务要求，我司将管理与物业相

关服务工作中的各种制度、规程、流程、记录、图表、函件

等进行归档管理保存。物业档案资料的建立与管理是物业服

务的重要组成部分。科学、规范的档案管理可以为专业的物

业服务提供有力的支持。

针对XX博物馆的实际情况，我们拟采取系统化、电脑

化的管理手段，对物业档案进行全面的收集和管理。在信息

的收取时广开信息渠道，存储时做到内容全面、丰富，收集

时尽可能地完整。并树立档案管理的财富观、资源观和服务

观，使档案管理真正为管理服务。

一、档案资料管理工作内容

1.建立资料的收集、分类整理、归档管理和必威体育官网网址制度。

2.建立一套完整的档案管理制度。如在日常管理中要建

立交接班、项目故障与维修、保养、设备巡视等登记制度。

3.保管好其它与档案资料管理有关的事项资料。

二、档案资料管理工作要求

1.必须保证博物馆交给物业服务的档案资料（包括设备

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维修、改造的案资料）的完整性、完好性。

2.合同期满我司应及时将整理好的新物业档案资料原

件统一移交给采购人的综合档案室进行分类、立卷、编号、

归档，输入计算机便于更科学的管理。

3.充分利用现代化科学技术，提供档案管理工作效率。

4.利用已有档案资料进行总结，规划。

第二节档案资料管理的要点

一、档案资料管理的要点

1.重要的档案资料的交接必须经过项目经理或其指定

责任人验收，完善交接手续后方能分卷立档。

2.档案资料实行专人专职管理。

3.档案资料实行严格的借阅登记制度，归还入档时，必

须经过审核检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重的须

追究借阅人员的责任。档案管理人员须定时检查档案借阅情

况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽导致文件流失。

4.档案资料管理实行严格的鉴定制度。档案资料的鉴定

必须由服务中心经理或其指定的责任人负责，对档案是否有

效、作废以及保存数量等做出决定。当文件状况有所变动时，

应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效文

件。

5.档案资料的管理必须做到“七防”即防火、防潮、防

盗、防鼠、防虫、防变质、防高温。必须配置有效的灭火器

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材，潮湿天气需放置生石灰等防潮物，档案管理人员须定期

检查和清理，保证档案资料环境条件符合要求。

二、档案资料过程管理

（一）档案资料的管理流程：

收集管理分类编号登记电脑录入归

档应用。

1.资料的收集

（1）采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立

相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。

（2）资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料

和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大信息资

料的来源渠道，从时间上讲是从规划设计