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办公室设备使用指南

Word

文档，这个谁都躲不过的办公软件，平常用来撰写方案、新闻稿和倡议书，常用的功能

包括格式调整，涉及字号、字体、行间距、页码、页眉的调整，有时也会插入表格，其中常

用功能包括边框、合并单元格行高和文字位置等，这些在功能区基本能够找到，不过对于不

擅长使用word的伙伴需要努力探索，说不定会有意外的收获。

《word文档排版参考指引》

1.标题

居中，2号方正小标宋，不加粗。可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，

排列对称，间距恰当。

2.正文

一级标题（一、……），3号黑体，不加粗，句末不加标点符号，（在序号后是、）然

后回行。

二级标题（（一）……），3号楷体，不加粗，句末不加标点符号，（在序号后无标点）

然后回行。

三级标题（1.……），3号仿宋，加粗，句末不加标点符号，(序号后面是.不是，也不

是、)然后回行。

其余标题（（1）……，①……，A、……）与正文要求相同，不回行。

正文，3号仿宋，一般每面排22行，每行排28个字。设置办法：上边距3.7cm，下边

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距3.4cm，左边距2.8cm，右边距2.3cm,行间距固定值28磅。每自然段左空2字，回行顶

格；数字、年份不能回行。具体排版时，根据文字、段落、格式需要可适当调整。

3.表格

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下

角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

表格标题在表格上方，居中，仿宋小四号，加粗。

表中文本，仿宋五号，单倍行距。

4.图示

图示标题在图示下方，居中，仿宋小四号，加粗。

5.附件

在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如

有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.……”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；

附件的序号和名称前后标识应一致。

Excel

表格或许是结仇最多的软件了，也许有非常擅长使用的伙伴，但是对于不了解的伙伴，

这里我分享一下我在工作中常用事项，包括活动信息统计、图表展示、信息排序、数据分析

等。

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其中常用功能包括边框设计、行高设置、单元格合并及拆分、公式求和等基础功能，除

此之外，学会一些快捷键，例如复制（Ctrl+C）、粘贴(Ctrl+V)、撤销、删除(Ctrl+D)、清除整

体单元格信息等。

Excel带来很多便利，能帮助我们厘清数据、快速分析同时形成数据表格，直接复制于

微信中就能与大家分享数据成果，提高工作效率。

《Excel功能使用参考指引》

1.快速换行

方法：首先选中区域，之后按Ctrl+H打开查找替换框，在查找中输入需要查找的内容，

在替换中输入Ctrl+J，点击全部替换即可。

2.快速删除表格边框

方法：若是想要快速删除表格的边框，可以直接按Ctrl+Shift+-即可。

3.快速插入空白行

方法：直接按Shift键不松当鼠标变为双向箭头时就向下拖动你要插入的行数。

4.快捷键

Excel中Ctrl+26个任意字母快捷键

1、Ctrl+A全选表格

2、Ctrl+B粗体字

3、Ctrl+C复制

4、Ctrl+D向下填充，可以隔行

5、Ctrl+E快速填充

6、Ctrl+F查找

7、Ctrl+G定位

8、Ctrl+H替换

9、Ctrl+i斜体字

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