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会议前期准备和座位座次安排

会议前期准备和座位座次安排

1、根据任务，认真细致联系各个协作单位，准确及时做出详细会

议方案，列明会议各项费用。

2、签定合作协议。

3、按照协议预定会议地点，安排会议场地，落实会议各项具体工

作，尽快完成人员配备和物质准备：会标音响主席台物品摆放、

座次茶具饮品登记台签到薄休息安排翻译、礼仪及服务员配备

会场清洁接手纪念品、礼品（发放）会场布置礼仪演习彩排会议

文件资料欢迎标语、接站标牌核实有无特殊要求或行动不便的客

人餐住车辆

4、联系新闻媒体，协助宣传，招商事宜。

5、邀请客户实地详细考察会议安排。汇报我们所提供食、住、

行、游、购、娱等的各个环节，并征求您宝贵的意见。

6、会前一天再次逐项检查：人员、物品、设施设备；各项工作

责任落实到人。会中服务

1、提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作，协调安排会议各

个环节。

2、落实欢迎标语，大厅指示牌、迎宾接站到位情况，会议报到登

记，发放会议资料。

3、按要求为会议期间的重要客人（vip）提供特殊照顾、服务

（如提供高档豪华专车、娱乐建议等）。

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4、按要求安排会议接站要作，指派专车到机场，火车站接，送参

会代表，代订返程飞机票，火车票，提供会议期间的用车。

5、按要求为其提供相关的外语翻译、摄像、礼仪、公关、文秘等

服务。

6、按照要求及会议的具体地需要，提供白板、纸笔、音像设

备、投影仪等各种会议设备。

7、会场服务：主席台香巾、饮品服务、果盘、会场贵宾饮品、香

槟服务；会场秩序维持服务（清理闲杂人员）；清洁服务；会场设备

维护；应急情况处理；清理会场（撤会议物品，清理与会人员遗留物

并登记，清洁会场；在会议答谢宴会上穿插即兴的文娱活动，为您安

排最好的节目与演员、乐手、提升现场气氛。

8、按要求提供会议或会展期间的后勤保障和外围协调服务，保障

会议安全顺利进行，代办会展客店用品、土特产品、会议礼品的邮

寄、托运。

9、安排代表入住和退房，引导客人就餐，茶歇。

10、安排会议期间或者会议之后的考察活动。1

1、及时准确向会议主办方会议负责人员汇报每天情况，诚恳征求

意见，尽力接受主办方临时增加服务项目。

附送：

会议及展览策划完整意向书

会议及展览策划完整意向书

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■预算会议及展览的预算不是一个概念。通常而言，会议预

算包括以下几个方面：

1、交通费用交通费用可以细分为：、出发地至会务地

的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机

场、码头至住宿地的交通、会议期间交通费用——主要是会务地

交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所

到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的

预定交通。、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、

客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、会议室厅费用具体可细分为：、会议场地租金——

通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音

响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非

常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架

等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。