全区会务服务工作经验交流材料.pdf

全区会务服务工作经验交流材料

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会议是各级行政机关贯彻民主集中制原则，发扬民主，

实行集体领导的重要形式，是执行政策、布臵工作、调查研

究、统筹协调、解决问题的有效手段。目前XX区政府会议

中心共有五个会议室，其中可容纳260人的大会议室1个，

可容纳90人的中会议室2个，可容纳40人的小会议室2个。

在过去的一年里，这五个会议室共接待各类会议1092场次，

接待与会人数约4.2万人。

自中央“八项规定”出台以来，全区会务服务工作面临

越来越多的变化和挑战，会务服务中心作为机关事务局下属

会务服务保障职能科室，在局内各科室和区内各部门的大力

支持与配合下，以高度负责的工作责任感和使命感，始终保

持严谨务实的工作作风，不断加强队伍建设，积极抓好会前、

会中、会后各个环节，有力地确保了会务意图的全面实现，

会务服务工作受到了领导的肯定和与会人员的广泛赞赏，现

将我们的主要做法总结如下：

一、狠抓队伍建设，全面优化人员素质

1、加强培训，提高业务能力。一场严谨有序的会议如

同一盘棋局，需要每个工作人员的密切配合。为此加强服务

人员业务知识培训，制订计划进行串岗培训尤为重要。如中

心只有一名音响师，一旦遇上多个会议室同时有会议的情

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况，音响师难免会顾此失彼，因此在日常工作中要求会务服

务人员学习简单的音控操作，拾遗补缺，以保障每个会议的

顺利召开。同时要求负责清洁的工作人员学习会务服务相关

业务知识，在会议室爆满情况下，顶岗为会务服务人员做好

茶水供应工作。

2、加强考核，建立激励机制。研究制订工作人员量化

考核办法，充分调动全体工作人员的积极性。因会务服务中

心岗位特殊，经常要加班加点，如有些会议要延续到中午12

点半或者傍晚6点半才结束；有些上午召开的视频会议，工

作人员要在7点前到位进行视频调试；有些特殊会议需要在

晚上及周末时间召开，如遇紧急会议，甚至要在半夜或凌晨

召开，这就需要会务服务人员加班加点、到岗到位。为此，

中心内部建立了一套会务服务制度，形成用制度管人、按制

度办会的良好格局，促进会务服务工作朝着规范化、制度化、

标准化的方向发展。

二、强化服务意识，不断提升办会质量

1、主动作为，会前准备抓“牢”。凡事预则立，不预

则废。做好会务工作必须要有目标、有计划、有分析、有论

证，准备充分。从某种程度上来说，会务工作的成效，很大

程度上取决于会议前期准备工作的细化程度。在日常工作

中，中心努力按照与会者要求布臵会场，对领导交办的任务

及时协调、综合权衡、通盘考虑、周密安排，做到精益求精，

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确保所有的会议正常举行。由于会议主题多元化，会场的布

臵也随之千变万化，为此不管大会小会都坚持提前布臵会

场，便于妥善应对可能出现的错漏或突发情况。

一是根据会议的类型及参会人数提前布臵好会场，如座

谈会、协调会需把座位摆放成“回”或“U”字行；学习会、

工作部署会则需把座位摆排成课堂式。为满足各种会议的需

求，会务服务大会议室及一号会议室基本上是每天一小搬，

两天一大搬。二是提前同广告公司联系制作适合会场大小、

场景的会标，会标体现会议的主题并悬挂在合适位臵。根据

参会人员名单，合理安排与会人员的会场座次，座区图和桌

签要反复进行核对，防止遗漏、重复、出错等。如遇大型会

议，还要将座区图摆放在会场入口醒目位臵，并在会场入口

设立签到席。三是提前打扫好会场卫生，会议开始前在会场

内摆放好杯具，备好茶水，主席台还要摆放小毛巾等等。四

是提前对音响设备进行调试，检查设备运行状况，根据会议

的需求还要提前调试投影，准备无线话筒等等，如遇视频会

议，还要协助机要、应急部门做好视频调试。

2、勤俭办会，会议经费抓“紧”。一是本着“节俭办

会”的原则，根据会议所需，确要安排工作餐的，一律按照

标准安排自助餐。二是为进一步有效整合利用现有资源，节

约会议经费，我中心对原有的几千份桌签进行了分类整理，

以