《管理沟通》系列课程之五 书面沟通.pptVIP

?《管理沟通》系列课程之五;-、棚肖誦髄与意义

1.书面沟通的特点

书面沟通是指以书面或电子作为载体,运用文字、图r进行的信息传递过程。;;管理过程中的书面沟通与

一般写作（如文学、艺术等）是迥然不同的,它最突出的特征是严迸4±＞法律效应。;商务写作一般写作;2.书面沟通的意义;余书面沟通对于组织至关重要

必须写便笺、信函、报告、电子信件、会议记录、员工评估、融资建议和多种多样的其他资#

命普通员工不需要向主管一样写的频繁,不过也需要给内部不同对象书写书面东西;二、书面沟通的基本原则;☆根据不的衫式,书面沟通分为备忘录、电子邮件、信函、建议书、报告和摘要等。

☆根据的,书面沟通分为内部的和外部的。其中备忘录、电子邮件、建议书、报告和摘要一般分为内部的,信函一般分为外部的。;备忘录;四、商务信函;商备信蔽的结构

i）开头段。开头段的好坏决定了n读者

阅读,能否满足读者需要,能否实现信函的目的。

开头段应遵循以下＜81:

符合信函的目的和读者的需求。

☆给人以周到、礼貌、简洁明了的感觉。.

☆检查信函的完整性。;2）中间段;3）结尾段;2。商务信函的神类;第二类说明性信函;负面性信函的写作技巧.负面性信函撰写;______________________________________________________

___如图所示,负面信函的在适当地运用缓冲语

后,应为坏消息的提出,慮后逐渐引向中间__段,即提及坏消息并做出邂释；之后,为了缓解该坏消息的负面影响,尽量给出坏消息中的轵极面；廣后,做出减少负面影响的_;开头段;第西與猶儀性信函;^。糞务信函的标准;书面筠通为什么困难?

-;自由作家迪克.布朗研究结果表明:;书面沟通存在困难的原因;念写作主题方面存在不确定因素:人们不清楚要表达的信息

-自己想要表达的具体内容到底是什么?

■选不岀确切的词句以表达和解释内容

务接受者方面存在不确定因素:不了解受状况

■不了解位息接受者特点，不能针对其性格特征设计信息，很难将信息组织完美

?“你知道想要射出什么样的子弹，但是无法将其射到靶子上”

■不确定拔受行在相/A:1-:题上的观点;命个???负面经历影响

■曾经有人对你的写作予以严厉批评

■基础薄弱

參书面钩通将留下记录

■需要保证所传达佶总的正确性,否则将要

面对和承担传达所造成的后果;效的书面沟避的策略

策略之一:语气的正确运用。语气可以揭示撰写者对待读者的态度,它对书面沟通的有效性起到制约作用。语气很微妙,它不仅受到文化和习俗的影响且有时还受到权利的影响。;證二:鎌醐通的心理綱;写作九步骤;了解你的目的彳口任务:信息重点与要素;了解对象基本状况

者爰众吋戊总的第一丘殃葢珩么？

■是否会认为值得一看？引起兴趣的关键

?昭示重要性及与受众的关系（对于受众的帮助）?把应付请实施的内容尽量简化;?爰会到底需裘多少佗总？

-受众对主题知道多少

-受众对于主题的常识来自平常阅读还是个人经验

-受众支持你的观点，需要你提供哪些信息

傳种方武该筠作愈利孑激岌叠众兴杂？-站在受众立场提供积极信息

-注意受众对文章结构、语言、格式的偏好;产生更多的想法;豸巴相似想法放入相关类另d当中;起草文章技巧;策略三s对不同个体进行分祈;内向型一外向型

内扁愛读者喜欢先思考后发言,备忘录的形式可以给真充分考虑时间,然后做出反应。

外向型读者喜欢边千边思考,一般偏好口头说,不爱动笔写。