物资采购及合同管理办法.docVIP

PAGE

PAGE6

物资采购及合同管理办法

第一章总则

第一条.为规范公司采购行为，维护公司利益，保证生产顺利进行，依据公司实际及市场惯例，制定本办法。

第二条.公司所有对外采购适用本规定。

一、采购，是指以合同方式有偿取得货物和服务的行为，包括购买、租赁、委托、修理、加工制作、寄售等。

二、货物，是指原材料、辅助材料、设备、零配件、工具及办公用品等。

三、服务，是指除货物以外的其它采购对象。

第三条.公司所有采购由供应科负责实施，其它单位不得对外采购。采购应当严格按照批准的计划实施，杜绝无计划审批采购。

第四条.矿成立采购评审组，负责采购的评估审核，提出意见，报公司领导审批。评审组由经营副矿长、供应科长、财务总监、监察员及有关技术人员组成。经营副矿长任组长，供应科长任副组长。

第五条.采购行为及合同内容必须遵守国家法律法规，遵循公开透明、公平竞争、诚实守信原则。

第二章采购计划

第六条.采购计划形成

一、生产用材料、配件、辅助材料、燃油、工具、办公劳保等由材料科按《物资计划管理办法》相关规定提出形成。

二、设备及新建和改扩建工程项目的采购计划由材料科按《物资计划管理办法》相关规定提出形成。

三、外委修理加工制作，由使用单位提出，经矿审批程序批准后形成。

四、服务类合同由相关部门提出，经矿审批程序批准后形成。

第七条.采购计划所列物资，必须写明名称、规格、型号、数量等标识。设备应注明技术参数及要求附件。服务合同应注明服务内容、价格等。

第八条.采购计划分为年度计划、季度计划、月度计划、应急计划，对上述计划的要求，详见公司《物资计划管理办法》的规定。

第三章采购方式

第九条.供应科采购采用以下方式：

1.邀请招标；2.询价采购；3.单一长协采购；4市场现金采购。

第十条.邀请招标，是指邀请三家以上供应商发出招标文件进行招标采购。它适用于大型设备，大宗物资。

第十一条.询价采购，是指向三家以上供应商发出询价单，供应商报价的采购。它适用于一般设备材料。

第十二条.单一长协采购，是指向单一供应商进行的长期供货采购。它适用于供应商少、常用材料及主要设备的主要零配件，如燃油、水泥等。

第十三条.市场现金采购，是指1000元以下小金额的急需品，在市场直接用现金采购。

第四章采购程序

第十四条.供应科接到采购计划后，根据采购的物资类型选择采购方式，发出邀约。对收到的标书、报价单进行整理汇总。

第十五条.采购评审组对报价进行评审，也可约供应商进行谈判议价，商讨供货条件。本着质量优先、性价比高优先、售后服务好优先的原则，提出书面评估意见，推荐供应商，上报后按有关规定审批。

第十六条.供应科依据批准后的审批单，起草采购合同。采购合同需按标准合同文本条款，明确双方的权益，不得有缺失和侵权条款。合同应编号，以便于管理。

第十七条.采购合同形成后，报经营矿长审核。对重大采购合同，必要时要向律师咨询，然后由公司授权的人员签字盖章生效。

第五章合同管理

第十八条.供应科负责合同生效至合同终结的全过程管理，包括督促验货、退货索赔、结算等事务。

第十九条.供应科应督促供应商按时交货。物资到矿后由供应科出具验收通知单，由材料科牵头组织验货，供应科应派人参加。验货细则按有关规定执行。验收通知单一式两份，供应科留存一份。

第二十条.若验货时发现不符合质量技术要求，经研究决定需退货时，由供应科办理相关事宜。

第二十一条.物资验收合格，按合同需支付货款时，供应科凭合同、验收单，出具付款通知书，送财务科按付款程序支付货款。

第二十二条.若物资在使用过程中发现质量问题，依合同条款需进行索赔时由供应科负责索赔事宜

第二十三条.合同资料的管理。从采购的发起到采购执行终结的所有资料，包括采购计划、询价单、报价单、评审单、评审报告、采购审批单、合同、技术附件、验收通知单等全部文字资料，由供应科收集、整理、装订、存档。每份合同的各项资料必须齐全不得有缺失。

第二十四条.供应科设专职的合同管理岗位，负责合同管理的具体事务。

第六章监督与奖罚

第二十五条.矿领导、公司监事有关科室单位对采购行为都有监督的责任。如发现有违反采购规定的行为，可向矿领导公司监事进行举报，接到举报后应进行了解调查处理。

第二十六条.对以下人员应予以奖励。

一、降低采购成本贡献突出的采购人员；

二、举报违反本规定的采购行为经查证属实的人员。

第二十七条.对违反本规定，弄虚作假、收受回扣、在谈判中泄密的人员根据情节轻重，给通报至解除合同的处分。给公司直接造成经济损失的，要依法赔偿。构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第七章附则

第二十八条.本规定要结合市场条件和公司发展的实