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源数据:
1)报表字段的名称来自于源数据的列标题,因此,首先确保具有源数据中工作表第一行各
列的名称;
2)标题下的其余各行应该包含同一列中的类似项。
例如:文本应该位于一列,数字在另一列,而日期又在另一列;即包含数字的列不应该
包含文本,诸如此类等等;
3)用于数据透视表的数据应该不包含空列;最好不要包含空行。
例如:应该删除用于将数据块相互隔开的空白行。
注意:各列中单元格格式,文字为文本格式,数字为数值格式或货币格式(在开始选项卡中
部位置可调整格式)等等。否则在创建数据透视表过程中会出现错误。
创建数据透视表:
1)准备好数据后,单击数据中的任意位置;
2)在“插入”选项卡上的“表”组中,单击“数据透视表”,选择其中的数据透视表,
打开“创建数据透视表”对话框;
3)根据需要调整“表/区域”框中用于建立透视表的数据范围及工作表位置,点击确
定即可。
如图所示,即为关闭“创建数据透视表”对话框后,在新工作表中看到的内容。
其中,左侧为数据透视表准备的布局区域,右侧为“数据透视表字段列表”,该列表显
示来自源数据的列标题,如前所述,每一个标题都是一个字段:如“销售人员”等。
4)通过将“数据透视表字段列表”中显示的任何字段移动到布局区域,即可创建数
据透视表。其中,字段移动方式有三种:①选中字段名称左边的复选框;②右键
单击字段名称,选择要将该字段移动到的位置;③直接将所需字段用鼠标左键拖
放入“数据透视表字段列表”底部的框中,指定字段在报表中使用的方式;④使
用区域节下拉菜单同样可以实现,如下图:
5)注意:数据透视表会根据所选字段自动默认为:不含数字的字段位于左侧显示为
一列,而含有数字的字段将位于右侧的区域中;不管选择字段的顺序如何。
※注意字段中的值。如果是在值字段中有一个空单元格,Excel将把该字段读作
文本字段。
※如果某列中的所有单元格都含有数值数据,会默认选择求和,但如果只有1个单元格
为空格单元格或者含有文本,Excel就会默认选择计数。若需改变值汇总方式,只需在
数值区域右键选择“值字段设置”选项,在其对话框中选择所需的“值字段汇总方式”
即可。
※9种汇总计算函数:
1)求和
2)计数:对所有单元格进行计数,包括数值、文本和错误的单元格,等价
于counta函数
3)最大值
4)最小值
5)平均值
6)剩积
7)数值计数:只计算数值单元格的个数,等价于count函数
8)标准偏差和总体标准偏差——计算标准偏差
9)方差和总体标准方差——计算统计方差
6)“报表筛选区域”常用来重点关注报表数据的子集,通常是地理区域、时间跨度
或产品线等。添加到报表筛选框之后,可以单独查看某个地区、某个季度或某个
产品线的相关数据汇总情况,也可查看总体数据汇总情况。
7)根据实际需要,选中订购日期的复选框(将订购日期添加到行标签),单击日期的
任一位置,点击“选项”—“分组”—“将字段分组”,或在日期单元格处右键选
择“创建组”进行分组,可将日期按月、季、年等分组以便按固定月份、季度或
年度统计数据。
注:将订购日期添加到列表前更方便查看。(可以直接在右侧框中将订购日期从行标签
框拖至列标签框;也可以在日期处单击右键选择“移动”—“将订购日期移至列”选项)
(注:后一种方法可实现多种形式的移动,包括“左移”、“移至开头”、“移至末尾”等
等,方法均为右键选择“移动”选择其子选项即可。)
其他:
1)关于行总计和列总计的显示与否问题
①透视表任意位置右键选择“数据透视表选项”—“汇总和筛选”选项(即Totaland
Fitters选项)—“显示行汇总”“显示列汇总”选项根据实际需要选择即可。
②选中“总计”所在的一行或一列,右键单击“删除总计”选项可删除总计的一
行或一列。
③在“数据透视表工具”选项卡中,“设计”一栏的“布局”部分的“总计”选项
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