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知名企业成本档案管理工作指引

第一章总则

第一条目的

为规范华夏幸福基业股份有限公司成本档案管理，现结合公司成本管理的实际情况，制定本管理工作指引。

第二条范围

本指引适用于华夏幸福基业股份有限公司总部、各业务集团、事业部、区域事业部、区域、分公司、片区、项目公司的成本合约部。

第三条职责

（一）总部成本合约中心负责本管理指引的制订、修改、指导、解释与检查。

（二）各业务集团、事业部、区域事业部、区域、分公司、片区、项目公司的成本合约部负责本管理工作指引的贯彻执行。

第二章成本档案管理

第四条方法与过程管理

（一）总则

成本档案是指各业务集团、事业部、区域事业部、区域、分公司、片区、项目公司在项目建设过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预结算资料、工程合同、设计变更及工程洽商、招投标资料、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张书面文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称；成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、必威体育官网网址及作废等方面的管理。

成本档案必须具备真实性、统一性。成本档案必须真实、准确地记载公司成本管理活动过程中形成的内容；成本档案的各组成部分必须统一，不同载体（书面纸张资料、成本数据库、成本管理软件电子文档）上的同一文件资料的名称、编号、内容、

数据等必须完全一致。

成本档案（书面纸张资料）分为三类，即工程成本类、规范制度类、其他文件资料类；其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及工程洽商类、

工程招投标类（见招采管理体系文件、工程付款类、项目成本后评估类、索赔类；

工程成本类在分类时，还要按不同的建设项目、开发期数进行区分。

成本档案必须具备可复查性，对每项工程，以合同为主线进行存档。

成本档案必须具备安全性及对外必威体育官网网址性。成本档案实行统一归档、集中存放，不得将各业务集团、事业部、区域事业部、区域、分公司、片区、项目公司的成本档

案以个人名义保存在个人手中；如有关人员的换岗或离职交、回收及登记工作。

则必须及时做好资料的移

成本数据库及成本管理软件的内容也是成本档案的重要组成部分，不断充实和完善成本数据库以及持续应用和改进成本管理软件是成本合约部日常的重要工作。

以项目为单位，建立电子文档共享中心，项过程中电子文档应集中备案保存，不得以个人名义保存在个人手中，以免由于人员的换岗或离职导致数据丢失。

（二）主要成本档案的组成及其管理办法

工程合同资料

资料组成

完整的合同文本及对应附件文本；

成本管理软件、成本数据库所包括的各类合同内容。

资料管理

使用专用档案盒，按不同建设项目、不同开发期的单项工程的合同进行分类存档，档案盒上须注明编号并粘贴资料目录清单；

对每项工程，以合同为主线进行存档,每项工程的《工程合同文本》必须

把其《合同审批表》及合同预算作为附件，合在一起存档链接标识，以便快速复查。

同时作好相互对应的编号

工程预结算资料

资料组成

已竣工项目的完整的结算书、预算书、结算审批表、工程结算协议清单（或承包方确认书）、付款台帐等，包含纸板和电子版；

正在开发项目的估算书、预算书、结算资料、付款台帐等，包含纸板和电子版；

成本数据库及成本管理软件所包括的目标成本、动态成本、预结算等内容。

资料管理

以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程须把相关的预结算资料依合同编号顺序存档，以便快速复查；

一份完整的工程预结算书应包括编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表、计价依据和《工程结算审批表》；

其中的计价依据又包括：材料价格（政府指导价格、市场价格、甲供材料、

限价材料通知书、施（竣）工图、图纸会审记录、工程变更洽商的预算书、工程竣

工验收资料、其他与工程结算相关的甲乙双方确认的协议等；

使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程预结算补充资料目录备注清单；

不同载体（各书面资料、成本数据库、成本管理软件电子文档、光盘、服务器）的同一工程预结算资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致；

对于项目竣工结算书，在完成其书面纸张资料归档保存的同时，还须将其电子文档刻录成光盘，或者在华夏成本管理软件的基础资料设置中把项目竣工结算书

的电子文档“打包”并上传至服务器以方便保存与使用。

设计变更、工程洽商与认价资料

资料组成

项目的完整的设计变更、工程洽商、认价资料；

成本管理软件、成本数据库所包括的设计变更、工程洽商、认价内容。

资料管理

以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程须把相关的变更、洽商、认价资料依合同编号顺序存档，以便快速复查；

使用专用档案盒，并粘贴设计变更及工程洽商和认价