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试论实现档案管理信息化的途径与方法

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王翠萍

摘要：档案管理信息化主要是在现代计算机以及网络技术基础之上建立的，可以说是一种全新的档案管理模式，只有对现代信息技术以及科学手段进行应用才能促使档案管理工作在真正意义上实现智能化、技术化以及规范化。本文主要对档案管理信息化的途径与方法进行探究，这对档案管理工作的进步与发展打下坚实基础。

关键词：档案管理；信息化；途径；方法

1国内档案管理信息化建设中存在的问题

1.1馆藏档案存储的问题

馆藏档案信息化工作处于起步阶段，其主要储存介质是纸张，磁带以及影像带等主要作为辅助介质存在。纸质文件在实际进行保存时会受到各种客观因素的影响，很难做到长久保存以及备份，多数馆藏的主要介质都是纸质文件。在数量不断增加的情况下仓储费用以及管理成本也呈现出不断增加的趋势。

1.2档案管理模式的问题

现阶段档案馆在实际对档案进行管理时主要以手动模式为主，计算机只是其辅助管理模式。其中主要包括档案接受、整理以及保管等工作，需要注意的是上述工作都是通过手工改的形式完成。这种工作方式会在一定程度上造成工作效率的降低，档案资源的价值与意义也不能在这一过程中实现最大限度的发挥。

1.3信息查询困难的问题

在实际对档案信息进行检索时也主要通过手工的形式，检索流程主要从检查案卷目录开始一直到办理相关手续结束，其中还包括查文件目录，在库房中查找档案存放位置以及通知库房调卷等。纸质文件会在一定程度上给检索调阅工作带来难度。同时在实际进行检索工作时普遍面临查全率低、查准率低以及容易出現文件丢失等现象，政府不能对档案资源进行充分利用，同时也不能将良好的服务提供给人民。

2实现档案管理信息化的途径与方法

2.1配备统一、专业的管理设备

为在真正意义上促使档案资源成为有生命力的资源，必须借助科学的手段以及措施促使档案信息逐渐实现向信息化信息的转变。在实际开展上述工作时需要得到网络技术的支撑，同时还需要统一的管理设备，促使计算机对档案部门进行全面的覆盖。只有在结合实际情况的基础上对科学技术进行合理应用才能在真正意义上实现对档案自动全文检索与储存，最终促使文档一体化管理目标的实现。对计算机规格以及型号进行统一就是将硬件保障提供档案管理工作，对该工作的顺利开展有积极意义。

2.2建立科学的安全管理制度

从本质上来说档案管理具有一定的服务性，这也决定档案部门应该对档案信息进行尽可能的开发，这可在一定程度上提升利用的方便程度。档案信息利用功能的最大化就是在这一过程中实现，最终促使档案资源共享目标的形成。在实际进行档案管理工作时首先需要满足的条件就是建立健安全管理制度，并将信息化档案作为基础实现对安全措施的合理制定。从细节着手促使整体实现优化的目标。

2.3健全与档案管理信息化相关的标准与规范

促使用户对档案数据库中的信息进行高效快捷的获取是档案信息化建设的目的与实质，这对档案数据信息的规范化与标准化提出较高要求，也就是说为在真正意义上实现上述目标必须在对其规范化与标准化进行不断的提高。档案资源的重复开发以及利用率低等问题会在这一过程中实现有效的避免，同时为档案资源共享目标的实现打下坚实基础。

2.4加强高素质档案管理人员的培养和引进

档案信息化建设的核心内容，就是开发利用档案信息资源，并与档案管理工作有机整合。档案信息化建设是一门专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感。良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能，全面了解和自觉执行档案信息管理方面的法律、法规、制度和标准。因此.面对新的形势，迫切需要造就一支高素质档案队伍。

3我国档案管理信息化建设的发展方向

随着全球信息化、信息化技术的发展，信息的信息化可共享程度要求也越来越高。我国的档案管理正在向着全面的信息化发展.所谓的全面信息化不仅仅是让档案资料成为电子化文档.而是要利用网络和计算机技术让档案信息化资料成为可利用、可开发、可共享的优质化信息资源。因此在信息化建设中应当着重建立规范的统一的信息化转化、管理、利用的标准。以此便于信息化档案资料能够被合理的利用和开发。档案管理信息化建设的发展方向是建设信息化档案馆。所谓的信息化档案馆，不是单指某一个档案馆，而是通过计算机网络连接在一起的若干档案馆群体。信息化档案馆将使档案信息与其他各类信息更为紧密地结合在一起，成为—个有机的整体，从而对信息处理的标准化、管理过程的—体化和服务对象的社会化等提出更高的要求。建立信息化档案馆的最终目的是方便人们能最大限度地利用档案信息，为经济建设服务，实现对人民生活水平以及生活质量的提高。

参考文献

[1]李松.试论高校档案管理信息化的现状及对策