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第二章秘书的知识与能力构成;秘书的知识与能力构成;知识与能力概述;知识与知识体系;知识;小结：

知识既是人们对客观世界的认识，又是人们改造客观世界的一种巨大能量。

当然，知识是一种意识形态，并非直接的力量，而是由人们吸收它、消化它，把它运用于实践，转化为生产力。;是指众多的知识单元或知识系列，按照一定的规则互相联系而构成的整体。

随着人类社会的不断进步，科学技术的飞速发展，人们对客观世界的认识，日益扩大和加深，总结和概括的知识越来越复杂、庞大。无论从单科知识或总知识量来看，都呈现出如同枝繁叶茂的树状结构。;我国著名科学家钱学森提出“八大部类，四大台阶”学说，即把人类迄今为止的总体知识，;小结：

“八大部类，四大台阶”学说，层次、经纬交错，构成了知识的主体结构体系，这个主体结构体系还呈现出加速分支化，互相渗透华，但仍保持整体化的发展趋势。

对秘书人员，乃至行政工作人员，了解和掌握现代科学知识体系及其发展趋势，对自觉而有效地学习新知识，优化自己的知识结构，有着重要的意义。;能力，是人们从事有效社会实践活动的技巧和力量。

能力的来源首先在于对社会的认识，也就是知识。只有认识了社会才能进一步改造社会、推动社会发展。

从这个意义上讲，知识是能力的源泉，是能力的基础。

但是，知识又不完全等于能力，尤其是人们间接得来的知识。书本知识和理论知识，须经过消化、吸收，有效地运用于实践，才能转化为能力。;秘书工作;如处理好办公室日常事务等，需要相应的能力，同时也需要相应的知识来指导自己的行为动作。;如从事辅助决策、管理文书、撰写文稿等，就需要较高的综合性的能力。这就需要秘书人学首先要具有决策科学、文书学、公文写作学等专门知识，并能得之于心，用之于手，熟练地运用于实践，才能转化为娴熟的工作和写作能力。;知识结构，是知识在人们的头脑中由智力联系而形成的多要素、多系列的综合体。

知识的结构必须是能体现主体特征，按一定比例，有一定层??，又是动态的组织。它是知识体系在人脑中的内化。结构决定功能，各种不同的知识结构决定了它的主体具有完全不同的有效社会活动的功能，即胜任不同性质的生产活动、社会活动、工作和科学实验。;秘书人员要优化自己的知识结构，必须遵从下列原则：;主体特征的;就是说，求知者应根据自己的工作任务需要，从知识的海洋中选择、吸收对自己有用的知识，把它们结合成一个整体。而不是漫步目的地、随意地吸收一些互不相干的零零碎碎的知识。

任何知识只有处于一个相互联系的知识整体之中，才能获得生命力，发挥它们应有功能。

秘书人员应根据秘书工作的需要，吸收各种有关的知识来组成一个有机的整体。;整体知识不是杂乱无章的凑合，而应在纵向上由低到高，由不同的层次组合。基本上形成一个宝塔形的结构。;对秘书人员来说，其知识结构由：;各种不同的知识在特定的人脑中组合，除了在纵向上分层次以外，还必须在主体特征的统帅下保持一定的比例。比例反映了知识结构在横向联系上的特征。知识比例的数量关系反映着知识结构主体的质的不同。应该主次分明、轻重相配。既不能平均吸收，更不能本末倒置。

以秘书人员的知识结构来说，基础知识和相关知识相加以占40~50%为宜，业务知识约占30~35%，专业知识约占20~25%;知识是随着人对不断发展、变化着的客观世界的认识而不断地增加和变化的。因此，一个合理的知识结构决不是一成不变的。而应随着社会的发展变化而不断地更新优化。这就是知识结构的动态原则。

根据这一原则，秘书人员应该做到：;秘书的知识构成;秘书工作;;秘书人员除了必须掌握基础知识和业务知识之外，还应努力学习与本专业密切相关的知识。这些知识有助于秘书自身整体素质的提高，也有助于秘书人员更有效地开展工作。这些知识主要有：;国家机关、事业单位工作的秘书人员;宏观经济学;“软”科学知识;社会学知识;心理学知识;礼仪知识;业务知识;;;;以办文、班会和办事为主要任务的秘书工作，既具有综合性，又有一定的专业要求，它需要秘书人员具有与之相适应的专业知识。;管理学知识;秘书学知识;文书学知识;档案学知识;写作学知识;公共关系学知识;小结：

当然，知识的积累是一个漫长的过程。同时，一个科学的知识结构也必须是能够不断进行自我调节的动态结构。因此，秘书人员在建立自己的知识结构过程中，应注意把知识之间的纵横联系，按照循序渐进、系统完整、主辅结合、不断更新的原则，逐渐充实和完善，以更好地发挥知识的整体功能。;秘书的基本能力;工作能力的意义;智力与能力的关系;人们通称为智慧，是人认识客观事物的能力。智力包括很多方面：;;顺利地、成功地完成某种活动所必须的个性心理特征;内容;其联系表现在;智力与能力的区别;