发展中心接待流程.docxVIP

流程图

流程目的

规范发展中心对外接待程序，更好地服务于发展中心工作及展现公司良好形象。

适用范围

接待前来公司考察的政府官员及发展中心需接待的其他人员。

定义

接待：一般是发展中心发展部前期接洽的投资项目所在地的政府官员和其他需要发展中心联络部接待的其他人员。

参与部门

流程中承担职责

发展中心联络部

制作接待流程报请相关领导审批；

做好来宾接待工作；

接待完毕后的资料整理。

发展中心

发展部

根据接待流程填写《招待申请单》、《出差申请单》报批；

借取招待费用，填写《贵重物品领用单》领取接待用用品；

接待来宾；

退还剩余接待费用及用品；

接待负责人或其秘书进行借贷后的信息跟踪及反馈。

发展中心总经理

就上报的接待计划及《招待申请单》、《出差申请单》进行审核。

行政管理中心

协助发展中心做好接待工作，包括接待用品的领用、车辆的调度、接代用品的采购、接待场所的布置等。

项目公司人资行政中心

如到项目公司考察，协助发展中心做好接待工作。

分管

决策层

就上报的接待计划及《招待申请单》、《出差申请单》进行审核。

备注

《招待申请单》、《出差申请单》、《贵重物品领用单》

流程概况

工作程序

发送邀请函

发展中心发展部向投资项目所在地政府分管领导发送公司莅临考察邀请函。

如需集团行政管理中心或项目公司人资行政中心配合的，以工作联系单形式告知提前做好相关协助工作。

接站

投资项目当地政府人员前来我集团考察时，发展中心联络部负责制定详细的接待计划、责任人，并安排专人到飞机场、火车站或汽车站进行接站。接待人员必须着正装。

接待人员必须微笑服务、注意礼节，主动帮助客人开车门、提行李物品等。

接待车辆须随车配备矿泉水、抽纸等，保持车辆清洁、卫生；接待时，禁止驾驶员与客户谈论不利于公司事项。

集团（项目公司）考察

迎接。接待人员应着正装、面带笑容，提前在办公楼前等候迎宾。如来访者为政府高层官员，应组织列队迎接，并悬挂横幅。

会议室接待

安排专人提前准备好领导的发言稿、项目执行情况资料、展板所属图片等相关材料

客人到达前，办公室应提前做好会议室准备工作。

1）、准备好会议所需的代表证、桌牌、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、商家展板及宣传设备的摆设位置；

2）、检查电源、灯光亮度、会间摄影、摄像设备，确保通道畅通及安保等情况。

3）、做好包括台签摆放、接待果盘、茶水、鲜花及幻灯片准备等工作。果盘数量应根据来客人数及时调整，应摆放在客人伸手可及的位置，幻灯片统一使用“欢迎**领导莅临指导”用语。

客人入座后，依需要为客人播放集团及项目宣传片，进行项目介绍。

与来访客人交流会谈时，会谈内容禁止涉及公司必威体育官网网址事宜。

会面、会议、宴请等活动即将结束前，接待人员应及时电话通知司机备好车，准备出发，以免出现领导等车情形。

集团和各项目公司会议室应由室内设计中心统一设计并布置放映厅，放映设备应统一购置，大会议室需配大屏幕。

各项重大活动中，经领导允许需要拍照留念的，掌握拍摄技巧，保证照片效果，后将所有照片和录像等资料收录完整，存档。

客人项目考察时，项目公司依需求组织相关活动增加项目人气。

所有集团（项目公司）员工均需认真学习集团简介、项目简介等相关资料，全力维护公司形象。

接待海外人士应尽量避开13日和星期五。

食宿安排

住宿

来访客人的酒店须提前2天预定，提前1天领取房卡。

客人入住酒店后，必须及时配送果盘。

客人就餐应引领安排，早餐包房预订。

早餐陪餐时，接待人员应在客人房间门口通道等候，不要敲门。

就餐

就餐时间、地点须提前安排。就餐时应制定席签，自助餐除外。

宴请时，要打印台签，务必区分各领导级别，并按当地风俗习惯排列台签，如有不懂的可咨询相关负责人或服务员等

所有就餐，发展中心和办公室必须安排陪同人员参加。

陪同人员须提前15分钟到达用餐地点或客人房间外，进行等候。

晚宴后，陪同人员须送客到房间门口。

送站

对重要客人必须用车引领至车站、机场、高速路进站口。

对一般客人应热情送别，礼送上车、握手话别。

送别客人时，对客人统一用语“欢迎您再来某某做客”。

接待完毕

宾客告辞后，负责接待人员应及时向上级整理、汇报接待工作。

附表

招待申请单

编号：MJ-XZ-031日期：年月日

客人单位

（部门）

客人最高职务

来客人数

招待事由

招待地点

接待部门

集团参加人员

招待标准

部门负责人：中心负责人：总务科：

行政管理中心负责人：分管决策层：

本表一式二份，招待部门招待前填写审批,招待后