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采购部工作流程图及说明

采购是现代企业非常重要的一项工作，其主要任务是根据企业的需求和采购计划，

对所需要的物料、设备、技术等进行采购和供应商的谈判，以确保企业生产经营的正

常运转。本文将对采购部门的工作流程进行详细的介绍和说明，以期给读者提供一定

的参考。

一、采购部门的组成和职责

采购部门是企业中非常重要的一个部门，其组成通常包括采购经理、采购专员等。

采购部门的主要职责如下：

1.制定公司的采购政策，规定采购的管理制度和程序。

2.制定并实施采购计划，做出采购决策。

3.对供应商进行筛选和评估，获取全面的供应商信息。

4.与供应商进行谈判和签订采购合同。

5.对质量、价格和供货情况进行跟踪和监督。

6.及时协调和解决采购中的问题。

二、采购部门的工作流程

采购部门的工作流程是由一系列相互关联的行动组成的，主要包括需求计划制定、

供应商评估、供应商谈判、采购合同签订、采购订单发布、物资接收、支付结算等环

节，具体如下：

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1.需求计划制定

企业的专业部门根据生产、经营需要制定好物资的需求计划，需求计划包括预算

中的采购计划和管理部门提交的采购计划等。采购员要根据需求计划，及时了解物资

和项目的详细情况。

2.供应商评估

采购员需要对供应商进行评估，评估的内容包括公司的资质、管理体系、产品检

测、质量控制、售后服务、交货能力、信用度等指标。供应商评估分两个阶段，一个

是平时对供应商进行的评估，另一个是对新供应商的评估。

3.供应商谈判

采购员根据采购计划和部门的意见，向选择的供应商发出询价信或邀请招标书，

邀请供应商去竞标，开始进行谈判。谈判前先修正首次报价，谈判地点必须是对对方

来说方便的地点。交流内容包括合同价格、合同数量、合同交期、售后保障等要求，

确定合同的实际成本。

4.采购合同签订

根据谈判后的结果，签订采购合同。在签订合同前，要征得管理部门批准，再

由采购员制作正式合同。采购合同是交易双方之间的重要法律文件，必须注意合同的

规范、实施有效性等问题。

5.采购订单发布

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采购员在签订采购合同后，根据合同要求下载订单、设置交货日期、地址、审批

后准备付款方式等手续。采购退货与控告是部分采购订单采取的采购控制方式，根据

供应商的表现进行选择。

6.物资接收

采购物资送达现场，在货物进场之前，采购员应按照合同要求进行验货计量、核

对品名、规格、数量，确认之后，方可签收。

7.支付结算

采购付款程序包括审批、综合、付款。企业主管和财务部门人员在审核、财政和

财务部门人员较多，因为三个部门在实践中进行了具体的运作。

三、采购部门的工作流程的优化

企业采购部门所处的市场环境经常受到多种不同的因素的影响，如原材料价格的

波动、供应商人员的变更等。因此在采购领域，优化采购流程持续改进至关重要。以

下是对采购部门工作流程的优化措施：

1.采购计划的优化

采购计划是优化采购流程的第一步，勤于开展市场调查和分析，细致的制定采购

计划，调整和改进计划，全力保证流程的顺畅和效果的最大化。