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外来文件管理规范

目的范围

为规范和加强对外来文件的管理，提高文件管理的效率和安全性。确保外来文件的真实性、完整性和有效性，防止误用、损害、丢失或泄露，确保外来文件的有效管理和安全使用，特制定本规范。

本规范适用于所有非本单位编制或出版的文件的管理，包括但不限于技术文件、标准文件、法律法规、客户文件等。

职责权限

2.1综合部职责

负责外来行政文件的管理工作；

负责外来行政文件的必威体育官网网址和销毁工作。

2.2技术部职责

负责外来技术文件的识别、签收、使用等管理工作；

负责外来技术文件的必威体育官网网址、存档和销毁工作；

负责本管理规范的编写、修改和审批工作。

2.3销售部职责

负责接收提供的外来文件，如：销售合同、技术协议等；

负责按照本规范对外来文件进行管理。

术语定义

3.1外来文件

外来文件是指非本单位或非工作人员所编写或出版的文件。可能包括行政文件、技术协议、技术文件、图纸资料、光盘等。

3.2文件

信息及其承载媒介。

要求

4.1接收与登记

4.1.1接收

外来文件到达公司后，应有专人进行接收，并填写《外来文件接收登记表》。登记信息应包括文件名称、文件来源、接收日期、接收人等信息。

4.1.2登记

对于重要的外来文件，还需在登记时注明文件的重要性和紧急程度。确保文件流转有迹可循，便于追踪文件的来源和去向。

4.2审查与确认

4.2.1完整性审查

检查文件是否完整，是否有缺页、模糊等问题。

4.2.2内容审查

审查文件内容是否准确、清晰，是否符合法律法规和公司政策。如有必要，与文件发送方进行沟通，确认文件内容。

4.2.3问题处理

审查过程中发现文件存在问题或疑虑时，应及时向相关部门或领导汇报。

4.3分类与存储

4.3.1分类

根据文件内容、性质、重要程度等因素进行分类，如技术类、管理类、法律类等。

4.3.2存储

分类后的文件应存储在相应的文件夹或文件柜中，以便后续查阅和管理。对于电子文件，还需做好备份工作，以防数据丢失。

4.4传阅与审批

4.4.1传阅

对于需要传阅的外来文件，应明确传阅流程和责任人。传阅过程中应确保文件按照规定的流程进行传递，避免出现遗漏或延误。

4.4.1审批

对于需要审批的外来文件，应严格按照公司的审批制度和流程进行。确保审批的公正性和有效性。

外来行政文件由公司主管领导审批。外来技术文件由公司技术负责人或总师批准。

4.5使用与更改

4.5.1使用

1）外来行政文件的使用由综合管理部负责实施；

2）外来技术文件的使用由技术部负责实施，在使用的过程中防止文件的丢失、损坏、泄密等问题的发生；

3）外来标准、技术协议等文件由各业务主管部门负责使用管理。

4.5.1更改

1）外来行政文件、法规、标准等不允许修改；

2）外来技术文件在使用的过程中如果需要修改，则应编制《文件修改申请单》，经主管技术领导审核和批准后实施更改，并保留更改的相关记录。

3）外料合同、技术协议等文件不允许修改。

4.6归档与销毁

4.6.1归档

对于已经完成处理的外来文件，应及时进行归档。归档文件应按照规定的格式、顺序进行整理，以便后续查阅。

4.6.2销毁

对于已经过期或无需保存的文件，应及时进行销毁。销毁过程中应确保文件的安全性和必威体育官网网址性，防止信息泄露。

4.7其他要求

4.7.1安全管理

1）建立完善的外来文件安全管理制度和流程。对文件的获取、存储、传输等环节进行严格监控和管理。

2）对于涉及国家机密或重要信息的外来文件，应严格控制访问权限。设立专门保护措施，并采取加密、签名等技术手段确保信息的安全性。

3）加强对员工的培训，提高员工对外来文件管理的认识和重视程度。

4）通过宣传、教育等方式，提升员工的必威体育官网网址意识和责任心。确保外来文件的安全性和必威体育官网网址性得到全员重视。

支持性文件

相关记录

外来文件受控清单

编号：

序号

文件编号

文件名称

版本

文件

类别

发布日期

实施日期

编写

审核

批准

负责部门

备注

注：文件类别为“法规”、“标准”、“外来”、“手册”、“程序”、“作业”、“技术”、“管理”。

“法规”、“标准”、“外来”：代表外来文件中的法律法规、国际国家标准和其他外来文件。

“手册”、“程序”、“作业”：代表质量管理体系文件中的《质量手册》、程序文件、作业文件。

“技术”：代表外单位提供的技术文件；“管理”代表项目组及其他管理部门产生的管理性文件，是特殊的质量记录。