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档案管理制度

一、目的为了保证我公司档案资料归档的及时性、完整性及档案管理的规范性，特制定本公司档案

管理制度。

二、适用范围

适用公司所有招标代理、投标文件资料、造价咨询资料以及人事档案管理资料。

三、职责

3.1行政人事部负责本制度的制定和档案的收集与管理。

3.2各部门负责人负责本部门有关业务档案的归集、整理，提交行政人事部档案管理人员。

3.3各部门相关人员负责所从事业务的档案的归集、整理，并提交部门负责人审核，保证档案的

完整性，不得遗漏和缺失，及时归档。

3.4总工办总工程师领全面负责全线的档案管理工作，行政人事是档案管理的职能部门，并设专

职档案员，在总工程师的指导下，负责对全线档案管理工作进行指导、监督、检查，组织集中整理

工作。

四、管理内容

4.1档案管理要求及原则

4.1.1档案管理必须认真执行公司有关各项规章制度，档案管理员要增强法律意识，做到依法照

章办事，努力提高政治和业务素质，尽职尽责做好档案管理工作。

4.1.2管理应坚持集中统一管理的原则，档案管理员应积极收取各种门类和载体的档案资料，

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存档案室集中统一管理。

4.1.3装订成册的档案必须按规定立卷，填好案卷目录，然后按不同业务成果类别、载体分别上

架保管，并写明载体名称，以便查找利用。

4.1.4随时保持卷面清洁、整齐、保证档案的完整齐全。

4.1.5档案管理员必须保证档案安全。档案管理员离开档案室时，必须关停电器，拨掉电源插头，

上好门锁，管好钥匙，节假日离开前必须严格检查，必要时可打封条。

4.1.6档案管理员对所保管档案每半年要全面、仔细地检查一次，作好记录，做到账物相符。对

破损和褪变的档案要进行修复和复制，并做好档案的防霉及防蛀措施。

4.1.7档案工作要充分利用电子计算机等先进设备来加强科学管理，提高档案工作的管理水平和

服务质量。

4.1.8做好档案信息开发利用工作。档案管理员要绘制档案分类大纲和存放示意图，编制检索工

具和参考资料，认真编好档案目录。档案管理员要熟悉所藏档案情况，方便快捷提供利用。

4.1.9坚持履行档案借阅手续，经相关领导批准后方可借阅并认真做好登记及催还档案工作，严

格区分开放与控制使用的档案。

4.1.10档案管理员必须认真负责管理档案。查阅档案必须由档案管理员查找、调取。

4.1.11档案接收、移出、销毁及档案管理员工作变动，必须进行档案交接，逐一清点核对，履

行交接签收手续，及时记入《档案移交和接收登，记对薄接》收的档案，原则上应保持原卷册原貌，

以分清责任。

4.1.12对超过保管期限的档案要，按照保管期限重新组织鉴定对；于需继续保存的档案要造

具《档案销毁清册，》写出报告，经领导审核同意，由专人监销。

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4.1.13档案在归档前由保存者个人负责归，档后由档案管理员负责谁。出问题谁负责。

4.1.14相关档案应由档案管理员收集并装订成册，由档案管理员保存。

4.1.15档案管理员和直接责任人发生玩忽职守、擅自提供抄录、损毁、丢失、泄密等

事件，要追究责任，根据情节轻重按照公司相关制度规定给予行政或刑事处理。

4.2各类型档案归档内容

4.2.1工程量清单及控制价编制归档应收集的资料

4.2.1.1工程造价咨询合同

4.2.1.2三级复核表

4.2.1.3清单及控制价编制成果文件纸