文件管理控制程序.pdfVIP

1.目的

对公司文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效的版本。

2.耀

合用于与质量/环境管理体系有关的文件和资料。

3.权责

3.1体系优化课：建立与维护文件控制程序。负责公司文件与资料的编号（如需要）、发放、回收、管理及监控工作，

并对各部电子文件的受控进行监督。

3.2各部文员：本部门所用文件和资料的管理，电子文件的打印控制。

3.3MIS:负责电子文件访问权限的设定，电子文件的定期备份。

3.4管理者代表：负责文件受控的监督,质量/环境手册的审核、程叙文件和作业指导书的批准。

3.5总经理：批准质量/环境手册。

4.定义

4.1按性质体系文件可分为：

4.1.1质量/环境方针：总经理正式发布的质量/环境的宗旨和方向。

4.1.2质量/环境目标：在质量/环境方面所追求的目的。

4.1.3质量/环境手册：阐明本组织质量/环境方针与目标,说明本质量/环境体系如何满足

ISC）相关标准要求，是质量/环境体系的纲领性文件。

4.1.4程叙文件：描述部门之间的接口，规定何人、于何时、在什么地方做什么事，是质量

所境手册的支持性文件。

4.1.5业指导书（用于指导编制生产作业指导书/生产作业的文件）、检验规范、工艺文件

和图纸【包括零件图纸（电子、结构、包装等）、装配图（产品装配W页序图、工艺流

程图）等等】、产品/部（零）件规格【描述产品/部（零）件特性、性能指针的文件】等：具体说明如何做，是质量/

环境手册件呈叙文件的支持性文件。

4.1.6记录：用以记载、采集、传递资讯、控制作业流程或者证明作业符合要求。

4.2按储存媒介的不同可分为：

4.2.1电子文件：是指以电子为存储媒介的文件（EIeCtrOniCFile,orSoftcopy）

o

4.2.2纸介文件：是指以纸张为存储媒介的文件（PaPercopy,HardCopy）

o

4.3按来源途径的不同可分为：

4.3.1外来文件：与质量/环境体系或者产品相关的国际、国家、行业标准、法律法规，客户提供的设计图纸、技术数

据、工艺文件、客户要求、出货释放报告、产品检验标准，供货商提供的图样、样品检测报告、部品书等。

注：客户、供货商或者其它第三方公司提供的EMAlL也是外来文件的一种。

4.3.2内部文件：公司自己建立、编制的文件。但普通不标识成内部文件：公司自己建立、编制的文件。但普通不标识成内部文件内部文件。

4.4作废文件：被永久性废除或者因版本变更而失效的已经发布的文件。

4.5暂时文件：在特定下使用，在规定之时间段内靓，超出时间段（48小时）则视为自动失效的文件；

4.6一阶、二阶文件禁止手改，在特定情况下，三阶、四阶文件手改后应获得文件批准人的签名才能作为暂时文件使用，

修改后48小时均视为无效）。

5.作业内容

5.1文件编写格式

5.1.1文件章节次编号的格式：

L（主目录）

1.1（次目录）

1.1.1（次次目录）

（1）

（2）

（3）

5.1.2文件的页次格式为：页次/总页数。

5.1.3版次的格式为：版本号/修订数。

，

一个版本号内最多允许修订四次超出四次后，需变更版本号（即A/4后应变更为

B/0)依此类推。对于生产作业指导书因文件内容全部重新修订或者文件内容大幅度修改，此两种特殊情

l

况,可重新从A/0编起。

5.1.4文件字体的格式：

(1)页首：字型：SimSUn字号：12号版本：简体版。

(2)内容：字型：SimSUn字号：11号行距：1.5倍版本：简体版。

5.1.5