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电子档案的利弊及电子档案的管理

随着电子计算机技术的飞速发展，计算机越来越广泛地应用于人类社会活动的各个领

域，各行各业都在利用计算机和网络技术的优势来加快自身信息化建设的步伐，人类社会

活动中产生的电子文件越来越多。电子文件保管系统作为信息管理系统的一种，为档案工

作提供了自动化、系统化的管理手段，有效的电子档案管理是实现人类社会性原始历史记

录在信息时代得以真实、完整、可靠保管的有力保证，能够快速、及时地满足单位行使各

项职能时对文件、档案信息的需求。我们应当立足于档案学、信息学以及管理学的交叉融

合，顺应并做好纸质档案向电子档案管理的转变，适应网络信息时代电子档案管理的需

要，探索电子档案中所面临的问题。

电子档案形成的优越性：

存储空间小，电子档案的形成可以有效地节约档案占用空间。所有电子档案的储存形

式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度

快等特点，而且与纸质档案管理方式是相通的。无限增长的纸质文件与有限的存储空间之

间存

在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾，例如：

一张光盘容量可达可存万张打印纸上的文字信息或万页图形信息。

600MB,4OOOMB,3510

具有多种表现形式。随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。

文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就

造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。

传递快捷、实现资源共享。一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，

而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电

子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的

区别非常明显。而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案

这种不受存储载体限制的特点，使异地利用成为可能，消除了利用者的域隔阂，使利用者

产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约，利用者可以把获得的信息随心所欲地

加工处理，变成自己所需要的信息产晶O

电子档案的形成可以提高档案管理工作效率。电子档案的产生，使计算机先进技术在

档案管理工作中的作用发挥得更充分。档案人员可通过简单的操作进行查询和利用，从传

统的手工编目和查询及繁重的编研信息收集等方面的工作中解放出来，这将会推动档案

事业

的发展，使档案管理再上一个新台阶。

电子档案存在的缺点：

传统的纸质一旦形成，原件中所包含的内容和形式不再发生变化，只要抓好保管，就

能确定档案的原始性和真实性。与纸质文件不同的是，电子文件建立在高科技的基础上，

其内容和形式是相对独立的，不仅内容易于删改变化，并且可以储存于不同的载体，人们

无法从其所包含的内容、形式和载体特征确定电子文件的原始性、真实性以及是否完整

等。

原始性问题。

完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保隙。电子文件经常处于流动状

态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成

信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分

散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。

安全性问题。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，黑客攻击以及用户根据利

益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。

另外，收集过时的电子计算机软硬件，提供利用，读取那些过时的技术记录在载体上

的信息内容，这就要广泛收集、保管过时技术全套软硬件，还必须保管操作这些过时技术

的某些技能，还有老化和维护问题，代价十分昂贵。

电子档案管理是档案工作的一个新领域，针对现代化办公条件下电子文件和电子档案

的大量产生，制定文档一体化的管理模式是非常必要的。与传统的归档移交相比，电子文

件的收集可以说是在瞬间完成的。在整理方面，分类、立卷、编目这种档案实体的整理工

作将被多途径的电子检索方式代替，由于电子文件和载体的可分离性，其内容可不受载体

的限制和束缚，所有的信息线索都可以借助计算机的逻辑判断功能和运算速度，多途径、

多角度地组配，甚至可以网上立卷，根据不同需求按文件的不同特征组成各种虚拟卷。

维护电子档案的完整与安全是档案工作者的基