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酒店西餐服务的管理西餐宴会服务--第1页
酒店西餐服务的管理西餐宴会服务
宴会是在普通用餐基础上发展起来的高级用餐形式,也是人们在交往中常见的
礼遇活动。其形式主要有中餐宴会、西餐宴会、招待会、冷餐会和鸡尾酒会等。
具体形式的选用则取决于举办者的要求。
1.宴会部的组织
宴会部是饮食部的直属部门,负责承接各种类型的宴会和酒会,也承接举办会
议、展览会、时装表演等活动。宴会部经理对饮食部经理负责,直接向其汇报工
作。宴会部的内部结构如下图所示:
宴会部与饭店营销部和前厅部有非常密切的横向联系。营销部有义务向住店
或欲住本店的宾客介绍、宣传饭店宴会、会议等活动设施,将欲在饭店举办活动
的顾客介绍给宴会销售部。
前厅部向宴会部提供住店客情和客情预报。宴会部需安排团队宾客用餐,以
求充分利用饭店的现有设施,取得良好的效益。
宴会部与厨房的密切配合是圆满完成宴会活动任务的关键。宴会通知单要提
前送交厨房
以准备宴会食品,宴会销售员必要时可直接与厨师长商议菜单事项。
宴会部下设宴会销售部和宴会厅。销售部负责对外促销、联络、接纳预订、
制定接待计划、写出宴会通知单、落实安排接待、建立顾客档案等工作。宴会厅
负责根据宴会通知单要求准备活动场所和提供具体的服务。
宴会部与上下左右的关系如图所示:
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2.宴会预词
宴会预订由宴会销售部的销售员或销售主任负责承接。
(1)宴会预订联络方式
①电话预订
是饭店与客户联络的主要方式。常用于小型宴会预订,查询,核实细节,促
进销售等。大型活动需要面谈时也是通过电话来约定会面的时间和地点。
②面谈
是进行宴会预订较为有效的方法。销售中与顾客当面洽谈讨论所有的细节安
排,解决宾客提出的特别要求,讲明付款方式等。销售员要记录填写预订单和联
络方法,提前较长时间预订的可用信函或电话方式与客户联络。
③信函
信函是与客户联络的另一种方式。主要用于促销活动,回复宾客询问,寄送
确认信。如收到宾客的询问信时,应立即回复宾客询问在饭店举办宴会、会议、
酒会的一切事项,附上饭店场所设施介绍和有关的建设性意见,并与客户保持联
络,争取在本饭店举办活动。
④登门拜访
⑤其它
现代化大型饭店必要时也可用电传和传真与客户联络、销售其产品。
(2)宴会预订单
宴会销售部在接受客户预订时,应将商洽事项、细节要求等填写在预订单上,
以备组织实施。
宴会预计单的设计应根据本饭店实际情况来决定项目。一般应包括下列项目:
①举办活动的日期、时间。
②预订人姓名,联络电话,地址,单位名称。
③宴请对象,活动类型。
④出席人数。
⑤计划安排的宴会厅名称,布置要求。
⑥菜单项目、酒水要求。
⑦收费标准及付款方式。
⑧注意事项。
⑨接受预订的日期,经办人姓名。
(3)宴会合同书
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宴会合同书是店方与客户签的合约书,双方均应如约履行合同的各项条款。
(4)宴请活动安排日记簿
“宴请安排日记簿”是饭店根据餐饮活动场所而设计的。它的作用是记录预
订情况,供预订员查核之用。每个预订员在受理预订时,在问清宾客宴请日期、
时间、
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