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部门会议管理指南--软件
1.0目的提升会议效率和质量,规范部门会议管理。
2.0范围适用于科技音频事业部技术中心软件部。
3.0权责
会议组织者:组织会议的发起,通知参会人员到场的时间和地点,并管理会议纪律等;
会议主导者:主导会议主题和会议相关的内容,控制进程,到达会议效果;
会议参与者:参与相关会议讨论,针对会议主题做好记录或提出自己的意见和建议。
4.0定义
专业会议:是指项目开发过程的技术讨论、研究、评审、决策的会议,特点是与项目开发相关的会议。
管理会议:是指部门运作过程中,为确保运行效果、效率而召开的例会、协调会、沟通会、座谈会等部门的会议。
5.0作业内容
5.1会议规范
领域
类型
主题
时间
会时
次数
组织者
主导者
与会人员
技
术
中
心
月度总结
技术中心月度总结会
每月第一周周五下午16:00~18:00
2H
12
管理办
部门经理
部门所有人
人才梯队
转正或晋升评审会
每月第三周四晚上
2H
12
管理办
导师
转正或晋升人员
平
台
管理会议
部门例会
每个月第一周周一晚上
18:45~20:00
1.5H
12
部门经理
部门经理
部门所有人
部门主管会议
每周一下午17:45~18:30
1H
36
部门经理
部门经理
部门主管
工程师座谈会
每个月第四周周五下午
17:00~18:00
1H
12
部门主管
部门经理
部门所有人
培训会议
技术总结与经验分享会
每个月第四周周四晚上
18:45~20:00
1.5H
12
部门经理
工程师
部门所有人
技术与流程培训
每周三、周五下午17:00~18:00
1H
48
工程师-软件
工程师-软件
部门所有人
项
目
专
业
评
审
需求评审会
每周二、四下午16:00~18:00
2H
NA
工程师-软件
软件专家
高工级以上
技术可行性分析评审会
每周二、四下午16:00~18:00
2H
NA
工程师-软件
软件专家
高工级以上
规格评审会
每周二、四下午16:00~18:00
2H
NA
工程师-软件
软件专家
高工级以上
软件子计划评审
每周二、四下午16:00~18:00
2H
NA
工程师-软件
软件专家
项目相关工程师-软件
概要设计评审
每周二、四下午16:00~18:00
2H
NA
工程师-软件
软件专家
高工级以上
代码评审
每周二、四下午16:00~18:00
2H
NA
工程师-软件
软件专家
部门所有成员
设计变更评审
每周二、四下午16:00~18:00
2H
NA
工程师-软件
软件专家
高工级以上
技术攻关会
根据需求而定
2H
NA
工程师-软件
软件专家
高工级以上
项目周例会
根据项目需求而定
1H
NA
项目经理
工程师-软件
项目组成员
BugReview
根据需求而定
2H
NA
SWPL
工程师-软件
项目相关工程师-软件
5.2会议预约
根据需要,确定会议时间,并提前一天在云之家预约会议室和备注会议主题,通知参会人、会议时间、地点和日程。
5.3会议准备
1)组织者需提前10分钟调试好会议设施(如电脑、文件、设备);
2)会议文件的审核批
1.重大的技术专题会议需上报给上司审核,技术难点需准备备选方案在会议中决策;
2.流程和规范涉及跨部门需提前与相关部门做好事情沟通达成共识;
3.其他非常会议不做硬性要求。
3)准备好会议所需的资料和工具,会议签到表。
5.4会议过程
1)会议开始前参会人签到,主持人确认参会人员到场情况;
2)会议主者宣布会议主题及内容和会议纪律,会议议程;
3)会议过程注意控制好节奏及会议时间,并做好会议记要;
4)会议记要形式:
①项目专业评审会手写方式将问题记录在《专业评审记录表》;
②会议板的记录由组织者拍照转换成电子文档记要输出;
③其他会议在电子文档记录记要。
5)为尽可能的规避影响参会人工作,优先讨论与会议内容较少的领域;
6)如专业评审会各领域的工程师需现场确认方案,软件专家把关决策;
7)如个别问题现场无法决策的,另安排专题会议讨论直至决策;
8)会议结束前主持人需做好会议总结及任务分派、确认交付时间和等情况复述
5.5会后管理
1)会议现场复原和7S整理;
2)参会人根据会议记要求按时完成任务,实施进展和状态由提出人跟进;
3)现场无法确定的事项,在会后当天需反馈结果,必要进入专题会议检讨;
4)异常情况无法按时完成的事项,当事人需提前至少1天与相关人员沟通处理。
6.0使用文件:
无
7.0使用表单
《培训签到及考核成绩记录表》P2-32-001
《专业评审记录表》P2-20-018
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