部门会议管理指南-软件-A0.docx

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部门会议管理指南--软件

1.0目的提升会议效率和质量,规范部门会议管理。

2.0范围适用于科技音频事业部技术中心软件部。

3.0权责

会议组织者:组织会议的发起,通知参会人员到场的时间和地点,并管理会议纪律等;

会议主导者:主导会议主题和会议相关的内容,控制进程,到达会议效果;

会议参与者:参与相关会议讨论,针对会议主题做好记录或提出自己的意见和建议。

4.0定义

专业会议:是指项目开发过程的技术讨论、研究、评审、决策的会议,特点是与项目开发相关的会议。

管理会议:是指部门运作过程中,为确保运行效果、效率而召开的例会、协调会、沟通会、座谈会等部门的会议。

5.0作业内容

5.1会议规范

领域

类型

主题

时间

会时

次数

组织者

主导者

与会人员

月度总结

技术中心月度总结会

每月第一周周五下午16:00~18:00

2H

12

管理办

部门经理

部门所有人

人才梯队

转正或晋升评审会

每月第三周四晚上

2H

12

管理办

导师

转正或晋升人员

管理会议

部门例会

每个月第一周周一晚上

18:45~20:00

1.5H

12

部门经理

部门经理

部门所有人

部门主管会议

每周一下午17:45~18:30

1H

36

部门经理

部门经理

部门主管

工程师座谈会

每个月第四周周五下午

17:00~18:00

1H

12

部门主管

部门经理

部门所有人

培训会议

技术总结与经验分享会

每个月第四周周四晚上

18:45~20:00

1.5H

12

部门经理

工程师

部门所有人

技术与流程培训

每周三、周五下午17:00~18:00

1H

48

工程师-软件

工程师-软件

部门所有人

需求评审会

每周二、四下午16:00~18:00

2H

NA

工程师-软件

软件专家

高工级以上

技术可行性分析评审会

每周二、四下午16:00~18:00

2H

NA

工程师-软件

软件专家

高工级以上

规格评审会

每周二、四下午16:00~18:00

2H

NA

工程师-软件

软件专家

高工级以上

软件子计划评审

每周二、四下午16:00~18:00

2H

NA

工程师-软件

软件专家

项目相关工程师-软件

概要设计评审

每周二、四下午16:00~18:00

2H

NA

工程师-软件

软件专家

高工级以上

代码评审

每周二、四下午16:00~18:00

2H

NA

工程师-软件

软件专家

部门所有成员

设计变更评审

每周二、四下午16:00~18:00

2H

NA

工程师-软件

软件专家

高工级以上

技术攻关会

根据需求而定

2H

NA

工程师-软件

软件专家

高工级以上

项目周例会

根据项目需求而定

1H

NA

项目经理

工程师-软件

项目组成员

BugReview

根据需求而定

2H

NA

SWPL

工程师-软件

项目相关工程师-软件

5.2会议预约

根据需要,确定会议时间,并提前一天在云之家预约会议室和备注会议主题,通知参会人、会议时间、地点和日程。

5.3会议准备

1)组织者需提前10分钟调试好会议设施(如电脑、文件、设备);

2)会议文件的审核批

1.重大的技术专题会议需上报给上司审核,技术难点需准备备选方案在会议中决策;

2.流程和规范涉及跨部门需提前与相关部门做好事情沟通达成共识;

3.其他非常会议不做硬性要求。

3)准备好会议所需的资料和工具,会议签到表。

5.4会议过程

1)会议开始前参会人签到,主持人确认参会人员到场情况;

2)会议主者宣布会议主题及内容和会议纪律,会议议程;

3)会议过程注意控制好节奏及会议时间,并做好会议记要;

4)会议记要形式:

①项目专业评审会手写方式将问题记录在《专业评审记录表》;

②会议板的记录由组织者拍照转换成电子文档记要输出;

③其他会议在电子文档记录记要。

5)为尽可能的规避影响参会人工作,优先讨论与会议内容较少的领域;

6)如专业评审会各领域的工程师需现场确认方案,软件专家把关决策;

7)如个别问题现场无法决策的,另安排专题会议讨论直至决策;

8)会议结束前主持人需做好会议总结及任务分派、确认交付时间和等情况复述

5.5会后管理

1)会议现场复原和7S整理;

2)参会人根据会议记要求按时完成任务,实施进展和状态由提出人跟进;

3)现场无法确定的事项,在会后当天需反馈结果,必要进入专题会议检讨;

4)异常情况无法按时完成的事项,当事人需提前至少1天与相关人员沟通处理。

6.0使用文件:

7.0使用表单

《培训签到及考核成绩记录表》P2-32-001

《专业评审记录表》P2-20-018

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本人性格开朗,待人真诚,对工作有上进心,有很强的适应能力和团结精神,对待工作认真负责,善于沟通,协调,有较强的组织能力与团队精神。活泼开朗,乐观上进,有爱心并善于施教并行。上进心强,勤于学习。

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