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视频会议申请流程

流程图

流程概述

流程目的

加强集团网络视频会议系统的管理，规范视频会议工作流程，满足各公司的会议需求。

适用范围

适用于集团本部和各项目公司的视频会议、即时通讯的管理。

定义

视频会议按照性质的不同，分为传达式会议和交互式会议。传达式会议是指申请部门将主会场视频会议信号下传至与会单位，主会场发言，其他均不发言。

交互式会议是指主会场和分会场均可发言的会议。

视频会议按照连接设备场所的不同，分为桌面对桌面级会议、会议室与会议室和桌面与会议室式的混合会议。

桌面对桌面级是指所有终端都采用台式机或笔记本以固定或移动方式接入会议系统,进行点对点和小范围交谈,此方式可凭分配的用户名和密码自行进入V2tonef进行语音或视频通话。

会议室与会议室是指所有终端的场地为小型或大型的会议室,采用的设备为投影机、摄像机、会议麦克系统。

桌面与会议室式的混合会议是指以上两种方式的混合。

参与部门

流程中承担职责

申请部门

使用视频会议系统，必须详细填写《视频会议申请表》，例如：会议名称，开会时间，参加会议人员等；

如果没有被同意，根据反馈的意见双方进行商量，例如：调整系统使用的时间；

按照OA《视频会议申请表》走流程上报。

信息管理中心

信息管理中心审核主要作用在于保证系统的稳定性，是否能支持，是否有冲突；提供技术支持目的在于保证视频会议的流畅进行，例如声音是否过大或过小，是否有回音，是否能听见对方等。

行政管理中心

行政管理中心进行审核，主要作用在于保证会议室没有被占用。

备注

1、使用视频会议系统，必须详细填写申请单，例如：会议名称，开会时间，参加会议人员等；2、如果没有被同意，根据反馈的意见双方进行商量，例如：调整系统使用的时间；3、行政中心进行审核，主要作用在于保证会议室没有被占用；4、信息管理中心审核主要作用在于保证系统的稳定性，是否能支持，是否有冲突；提供技术支持目的在于保证视频会议的流畅进行，例如声音是否过大或过小，是否有回音，是否能听见对方等

工作程序

申请召集会议的部门一般在会议开始前两天在OA填写《视频会议申请表》并提交所在中心领导/项目公司领导审批后上交或发邮件至集团信息管理中心（Email:jtxxglb@）。特殊情况下，召开紧急会议，需单位领导与信息管理中心联系确认。信息管理中心作为会议管理单位，在两天内予以确认。参加会议的中心或项目公司，由申请单位负责通知和召集。

会场准备及要求

会场内的视频设备要放在固定位置，不要随意拆装，要有安全可靠的电源和网络接口，并做好设备防尘工作。

会场要具备良好的照明条件，保持清洁，桌椅等设施摆放整齐。

会场所在公司要加强会场安全管理工作。

申请召集会议的部门或项目公司应做好会议前的准备工作，包括安排落实主会场，通知与会的单位和人员等，集团信息管理中心与各项目公司网络工程师提供系统调试的技术支持工作。

各会场视频会议系统管理人员为各公司网络工程师,如有人员变动，及时将管理人员姓名及联系方式通知集团信息管理中心。

信息管理中心和各公司网络工程师负责会议系统的日常维护。会议过程中的值机、基本操作由会议组织部门负责,一般为会议记录人员，集团和各公司文职人员应积极学习视频会议系统的操作。

开会前一小时，各会场会议组织人员要按照会议通知要求提前开机、试机，按操作流程开启设备，并进行调试，确保会议正常召开。

设备开启后，根据参会人员座位布置情况调整摄像机镜头，设置预定位。完成设置后，调整摄像机镜头为大范围取景，确保会场画面整洁。会议开始时，要将视频会议系统切换到主会场画面。

视频会议系统连接完成后，由会议主会场采用如下方式点名：“我是主会场，现在进行会议点名，××会场听到点名后请回答”。各分会场应答时应采取如下方式：“我是××分会场，主会场点名已听到，设备一切正常，完毕。”

视频会议的召开

与会人员应提前10分钟入场，不能参加会议的需提前向主办项目公司或部门请假。

在会议召开过程中，主会场系统管理人员应根据会议需要及时切换会场画面。

各会场管理人员应时刻监控设备运行情况，确保随时与主会场联系，根据现场情况及时调整镜头和麦克风。当设备或网络出现故障时，分会场应立即向主会场汇报，在此期间，分会场参加会议人员不得擅离会场。如果故障短时间内无法排除，在得到主会场的许可后方可撤离会场。

会议召开期间，除视频会议系统管理人员之外，无关人员不得进入设备操作区，不得操作与视频会议有关的设备。

与会人员要保持会场秩序，坐姿端正，着装整齐，认真听会，不得随意走动、中途退席。

会场技术人员应时刻监视设备运行情况，根据现场情况随时调整镜头和麦克风，保证会议的正常进行。当出现视频会议故障时，分会场应立即向主会场汇报并联系相关人员解决，在此期间，各分会场参加会议人员不得擅离会场；如果故障短时间内