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集团行政采购物品申请及采购流程

流程图

流程概况

流程目的

为规范集团行政管理中心办公用品采购科采购工作,加强采购环节的管理,提高采购效率,控制成本。

适用范围

适用于集团本部需办公用品采购科采购的物品采购活动。

定义

行政采购物品：是指由集团办公品采购科进行购买的办公用品、IT类电子物品、印刷类物品、招商百货类物品。

参与部门

流程中承担职责

申请部门

1、填写《办公用品申请表》提交行政管理中心办公用品采购科。

2、中心负责人部门提交的《办公用品申请表》审核。

行政管理中心

1、资产管理科根据各中心提交的《办公用品申请表》及库存情况确定调剂或采购计划。

2、中心负责人审核资产管理科上报的调剂或采购计划。

3、办公用品采购科结合市场情况同时参考督察中心参考价进行市场询价并确定供应商。

4、中心负责人审核办公用品采购科提报的询价及供应商。

5、办公用品采购科根据决策层批的审采购计划进行采购。

6、资产管理科进行办公用品验收入库。

7、办公用品采购科进行费用结算。

督察管理中心

1、根据决策层批准的采购计划，提供办公用品参考价格及供应商。

2、督察采购流程。

3、督查验收流程。

相关中心

1、IT电子类、印刷类、百货类主办中心结合市场情况同时参考督察管理中心提供的参考价进行市场询价并确定供应商。

2、中心负责人审核价格及供应商。

财务管理中心

对行政管理中心上报的采购计划审核。

对需采购的物品的价格进行审核。

预借款给办公用品采购科。

分管决策层

对上报的采购计划进行审批。

对上报的物品采购价格及供应商进行审批。

备注

工作程序

申请部门应于每月25日之前填写《办公用品申请表》将本中心所需办公用品上报行政管理中心资产管理科。集团各中心负责人应对上报的《办公用品申请表》进行审核，对上报的申请数量负责。

行政管理中心资产管理科根据各部门提交的《办公用品申请表》汇总下月办公用品需求情况。根据需求情况结合库存得出物品调剂或采购计划并上报中心领导审核。

行政管理中心负责人应根据资产管理科上报的调剂或采购计划进行审核，对不需采购的，进行内部调剂，对需进行采购的上报分管决策层审批。

分管决策层对行政管理中心上报的采购计划进行审批，确定需采购计划。

行政管理中心在得到决策层审批的采购计划后通知督察管理中心，督察管理中心根据自己的供应商及价格信息库，提供给办公用品采购科和其他相关主办中心（信息管理中心主办IT电子物品、营销策划中心主办印刷物品、招商管理中心主办百货物品）。

办公用品采购科和其他主办中心的部门根据市场情况同时参考督察管理中心提供的参考价格及供应商，确定供应商及供货价格保中心领导及分管决策层审批。

财务管理中心应对上报的物品价格进行审核，确定是否价格合适。

采购计划经分管决策层审批后办公用品采购科进行物品采购，物品采购后由资产管理科进行物品验收、入库。

督察管理中心对物品的采购、验收过程进行监督。

办公用品入库后，办公用品采购科应及时将相关费用进行报销。

申请部门可在次月5日领取相关办公用品。

紧急采购和IT电子类、印刷类、百货类采购以签呈形式申请购买或调剂。

附表

办公用品申请表

编号：MJ-XZ-007日期：年月日

申请部门

申请人

物品名称

型号、颜色、规格、品牌

用途

申请数量

批准数量

备注

部门领导

中心负责人

注：本表为集团与各项目公司的通用表格，适用于各部门每月5日领用办公用品及25日上报下月办公用品计划，各部门按照相关流程进行报批使用本表格。

月办公用品采购计划表

编号：日期：年月日

物品名称

品牌、规格型号、颜色

计划采购数量

备注

注：行政管理中心资产管理科编制此表格，并按相应的采购流程报批。

行政采购签呈

编号：MJ-XZ-006日期：年月日

主题

主报

主送

抄送部门

签办部门

签办人

申购科目：

物品名称

型号、颜色、规格、品牌

用途

数量

备注