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文件提档审批流程

流程图

流程概述

流程目的

提高档案的使用效率，保证档案的完整与安全

适用范围

集团档案的提档

定义

档案是集团和各项目公司在各项经营管理活动中直接形成的具有保存价值的全部文件、材料的总和，包括文件、合同、证照、凭证、账册、报表、录音、录像、光盘、图片、实物、图纸、技术资料、电子文件等。

参与部门

流程中承担职责

申请部门

认真填写《提档审批单》；

按照OA流程进行上报审批；

部门负责人

根据本部门实际工作情况，审核提档内容的必要性。

及时处理审批。

档案管理科负责人

根据提交的《提档审批单》必要时提供指导性意见。

及时处理提档事宜。

行政管理中心

负责人对上报的《提档审批单》进一步审核。

决策层

领导

对涉密性及外部档案等需报决策层的《提档审批单》进行审批，其审批意见决定是否提档。

档案管理员

在第一时间内，完成审批通过的提档事宜。

备注

《提档审批单》《档案借阅登记表》

工作程序

3.1员工因工作需要查阅档案的，须在档案室查阅；需要相关资料的由档案员提供复印件；确因需要借阅档案的，应办理借阅手续，方可借出。

3.1.2借阅档案必须严格履行登记手续，在《档案借阅登记表》上详细填写借阅档案内容、编号、使用期限和借阅目的，并按期归还。

3.1.2.1调阅涉密档案，须经决策层批准后方可提供，并按以下要求办理。

3.1.2.1.1绝密：绝密文件只能印制一份，由档案员送有阅文资格的人传阅后归档。

3.1.2.1.2机密：机密文件按审阅人数印制，阅完后由档案员收回归档。

3.1.2.1.3秘密：秘密文件按审阅人数印制，阅完后由阅文人妥善保管，原件归档。

3.1.3档案每次只能借阅一件，再次借阅时必须将上次所借的归还。确因工作需要一次借阅数本的，经集团行政管理中心负责人批准后，方可借阅。

3.1.4借阅者不得借阅与本部门业务活动、工作内容无关的资料，非工作需要不得借阅其他部门的任何档案。

3.1.5涉及到价值较高的财产证件，如土地使用证、房产证，借出抵押时应报集团（副）总裁同意，董事长批准后方可借出。

3.1.6外单位需要借阅公司图纸、技术资料时，应持单位介绍信，并经对口部门领导批准，经(副）总裁同意，报董事长批准后，方可借阅。严禁任何部门或个人未经批准私自代外单位复制档案。

3.1.7银行、税务部门查账需调阅财务档案时，应经集团财务中心总经理、各公司财务部经理同意，报(副)总裁、董事长批准，由财务人员办理借出手续，使用完毕后及时归还。

3.1.8任何员工不得将档案借出后带回家。

3.1.9档案借阅期间，借阅者应对档案的完整和安全负全部责任，不得擅自将档案转借，不得在档案上作任何标记和涂改，更不得将档案损坏甚至丢失。

3.10档案借阅期限

3.1.10.1文档：一周

3.1.10.2财档：三天

3.1.10.3图纸：三天

3.1.10.4其他类：半个月

如借阅期满，仍需继续使用，应先将其归还，再办理续借手续。

3.1.11档案管理员应掌握档案的借出情况，督促借阅者按时归还。

档案员收回借出档案时，应对案卷数量和卷内文件情况进行仔细检查核对。

3.2档案的复印

3.2.1本集团、本公司人员因工作需要复制一般文件材料时要经行政管理中心负责人审批；复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人、行政管理中心负责人同意；复制涉密档案材料（公司会议记录、财务资料、报政府请示报告等）须经集团行政管理中心或项目公司负责人审核，（副）总裁同意，报董事长审批后方可复制借阅。

3.2.2外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经集团行政管理中心或项目公司总经理审核，集团（副）总裁同意，报董事长批准后方可复制。

3.2.3复制档案，档案管理员须及时进行登记。

3.2.3.2密级以上的档案属受控档案，文本加盖受控章，受控档案复印件仅能用于登记的借阅目的，如擅自改动另作他用，员工在办理公司相关事宜时，对外呈报的公司复印件必须加盖档案使用章（表明作何用途、有效期为多少时间），加盖后的复印件方可生效。如因未加盖公司档案使用章的复印件对外使用后对公司产生损失，公司将追究借阅人和当事人的法律责任并给予一定的经济处罚。

3.2.3.3加盖档案使用章后的复印件再次复印视为无效，一经发现，公司将视情节轻重对复印人和使用人予以罚款。

附表

提档审批单

编号：MJ-XZ-035日期：年月日

提档部门

提档人

提档名称

提档用途

用档情况

借阅□