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档案管理教案

第一章档案概论

教学要求：使学员档案各方面基础知识有所了解

第一节档案的定义

档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起

来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。

也可简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文

件。除了这种表述外，还可以表述为：国家机构、社会组织和个人在社会

活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。

为了简便起见，也可表述为：原始的历史记录。

第二节档案的主要作用

1、机关工作的查考凭据

档案记录了各种机关、单位过去活动的状况，其中包括行使行政职权

的法律依据，处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验，它是任何

一人政府、任何一个机关单位连续工作必须查考的凭据。档案可以为党、

政、军等机关、企事业等单位的领导工作和业务管理，提供证据和咨询资

料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题。否

则，只靠记忆处理工作则有时无以为凭，或往往有失准确，对间隔日久的

事务难免被人遗忘。

2、生产建设的参考依据

档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验和教训。从自然资源、生

产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为工

农业生产和经济管理的科学依据和参考材料。当今日益增多的科学技术档

案，更是进行现代化生产管理和科学技术管理的重要条件。但是，无论普

通档案，还是科学技术等专门档案，总的来说，都在不同程度上和不同的

方面反映了经济活动的情况，都能为以经济建设为中心的现代化建设提供

咨询研究、统计监督的情报信息，对制订经济计划，检查和总结生产情况，

推广先进生产技术和管理经验以及防止灾害等等，都是重要的参考材料。

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第三节档案发挥作用的规律性

1、档案对机关的作用和社会作用的双重性

2、档案机密性的递减律

3、档案科学文化作用的递增律

4、实现档案价值的条件

A、受社会发展水平的限制

B、受公众对档案认识水平的限制

C、受档案管理水平的限制

第二章收集工作

教学要求：重点掌握档案归档制度及各方面文档整理需注意的事项

教学重点：各式档案类型及如何归档

一、归档制度

1、归档制度

把档案向档案室移交，称为归档。在我国归档成为一种制度，称为归档制

度。

2、归档时间第二年六月份以前。也可灵活处理。

3、归档范围：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》于2006

年12月18日公布，在这一文件中有详细规定。各单位可根据这一文件精

神，结合本单位实际情况，制定本单位的文件材料归档与不归档的范围。

该归档范围规定如下：

第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材

料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要

职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共

和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各

种门类和载体的历史记录。

第三条机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家

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建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭

证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关

报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、

奖惩非本机关工