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建设项目档案管理控制措施

(一)存在问题

1.文件材料形成不规范、不完整、不及时、不许确

2.档案采集制度不严，采集不及时，造成文件散失

4.建设期档案保管条件差，保护意识弱，造成档案损毁、散失

原因分析：

1.重点建设项目自身特点为档案工作带来了艰难

2.档案意识薄弱，重视程度不高

3.档案工作的专业性

(二)明确责任

1、建设单位(项目法人)：

对项目档案工作负总责。负责制定项目档案管理各项制度、规范、程

序，并组织协调项目管理相关部门和参建单位实施。

与参建单位签订合同、协议时应设立专门条款，明确项目文件档案管

理责任。包括项目文件形成的质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、

归档套数、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确

监理单位对所监理项目的文件和档案的审查、检查责任。对参建单位进行

合同履约考核时，应对项目文件管理条款的履行情况做出评价。合同款支

付审批时应审查项目文件的归档情况。

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建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成、积累和归档

情况等进行考核，履行项目档案法人验收和移交。将项目档案信息化纳入

项目管理信息化建设，统筹规划，同步实施。按档案行政管理部门和主管

部门相关要求，做好项目档案登记、验收的申报和准备工作。

2、参建单位：

包括勘察、设计、施工、监理、检测、设备创造等单位。具体负责建

立符合建设单位要求的文件管理制度，报建设单位确认。负责所承担项目

或者任务的项目文件的采集、整理和归档工作。

监理单位负责对所监理项目的归档文件、竣工图的完整性、准确性、

有效性、系统性和规范性进行审核，并形成记录。

项目实行总承包的，总承包单位负责项目总承包范围内项目文件的收

集、整理和归档工作的统筹协调。各分包单位负责其分包部份文件的采集、

整理，并提交总承包单位汇总，或者在总承包单位协调下直接向建设单位

档案管理机构归档。参建单位应配备满足工作需要、符合安全保管要求的

设施设备，确保项目文件的安全。

3、各行业(系统)主管部门：

负责制定本行业(系统)建设项目档案工作标准、制度并组织实施，

对本行业(系统)建设单位的项目档案管理工作进行监督、指导、检查。

组织或者配合档案行政管理部门搞好建设项目档案的验收工作。

4、建设项目审批和主管部门：

负责将项目档案管理工作纳入项目投资建设计划和项目领导责任制及

项目管理环节，对项目档案工作负有监管职责。

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5、各级档案行政管理部门：

负责对本行政区域内的建设项目档案实行监督指导，统筹规划、组织

协调，并具体负责权责清单中规定的行政区域内重大建设项目档案的登记、

指导、验收工作。

建设单位对建设项目档案管理的控制措施

1、建立健全组织体系

主要包括两个方面的内容，一是要建立管理网络，二是要明确职责分

工。

2、制定规章制度

为保证各施工、监理单位以及建设单位各部门在文件的形成、积累、

整理、归档过程中有据可依，建设单位还应制定有关的档案业务规范，其

中比较重要的有项目档案管理办法、分类方案、归档范围和保管期限表

3、纳入合同管理

建设单位在签订勘测、设计、施工、监理等协议(合同)时，要在合同

中对工程档案的质量、份数、移交工作、违约责任，也可以单独签定竣工

文件编制和档案移交合同。在监理合同中除了要求监理单位做好自身形成

文件的积累、整理、归档工作外，还要负责对施