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学校办公室办文程序

一、收文办理

1.签收登记

学校办公室负责接收各类来文，包括上级机关公文、平级单位函件、校内部门报送文件等。

对来文进行仔细清点、核对，检查文件的完整性（如文号、日期、发文机关、标题、密级等要素），在收文登记簿上准确登记来文日期、来文机关、文号、文件标题、密级、份数等信息。

2.审核拟办

办公室工作人员对来文进行初步审核，主要审核文件内容是否符合学校相关规定、是否需要学校处理、来文格式是否规范等。

根据文件内容和性质，提出拟办意见，明确文件的承办部门（可能是学校的某个职能处室、系部或校领导等），并在文件上标注拟办意见和拟办人姓名。对于涉及多部门的文件，应明确牵头部门。

3.呈批传阅

将标注拟办意见的文件按照学校的领导分工和工作流程呈送相关校领导批示。如遇紧急文件，可采用先电话汇报后补送文件的方式确保领导及时知晓。

根据领导批示意见，组织文件传阅工作。文件传阅应按照规定的顺序进行，传阅人员应在传阅单上签字确认并注明传阅日期，确保文件的去向明确、传阅及时。

在传阅过程中，办公室应及时跟踪文件的传阅进度，提醒传阅人员及时阅文并反馈意见，防止文件积压。

4.承办落实

承办部门收到办公室交办的文件后，应按照文件要求和领导批示意见认真组织办理工作。

承办部门在办理过程中如需协调其他部门，应主动与相关部门沟通协作。如遇重大问题或难以解决的事项，应及时向办公室反馈，由办公室协调解决或重新呈请校领导批示。

承办部门应在规定的时限内完成承办任务，并将办理结果以书面形式反馈给办公室。对于需要向上级机关或来文单位回复的文件，承办部门应拟定回复文稿，经办公室审核后按规定程序上报。

二、发文办理

1.拟稿

学校各部门如需发文，应由承办人负责拟稿。拟稿应符合国家行政机关公文格式标准，做到主题明确、内容准确、条理清晰、语言规范、文字精炼。

拟稿时应注明发文事由、依据，明确主送机关、抄送机关，确定公文种类、密级、紧急程度等。在文稿中应准确使用学校的规范名称、简称、文号等。

拟稿完成后，承办人应在文稿上签字，并注明部门名称和拟稿日期。

2.审核会签

拟稿部门负责人对文稿进行初审，主要审核文稿内容的准确性、合理性、可行性，以及格式是否符合要求。审核通过后签字确认。

对于涉及多个部门职责的文件，应进行会签。会签部门应认真审查文稿中涉及本部门的内容，提出修改意见或会签意见，经部门负责人签字后反馈给拟稿部门。

会签过程中如有争议，应由拟稿部门负责协调解决；如协调不成，应报学校分管领导协调裁定。

3.核稿

拟稿部门将经过初审和会签的文稿送学校办公室进行核稿。办公室核稿人员重点审核文稿是否符合党和国家的方针政策、法律法规，是否符合学校的规章制度；审核公文格式、文种使用、行文规则、语言文字等是否规范准确；审核发文依据是否充分，内容是否完整，措施是否可行等。

核稿人员对文稿提出修改意见后，应与拟稿部门沟通反馈，拟稿部门应根据核稿意见对文稿进行修改完善。

4.签发

经办公室核稿后的文稿，按照学校的发文权限送相关校领导签发。以学校名义制发的上行文，由校长或主持工作的副校长签发；平行文或下行文，根据文件内容分别由分管校领导签发，重要文件由校长签发。

校领导签发时应明确签署意见、姓名和日期。未经校领导签发的文件不得印发。

5.编号登记

文稿经签发后，由学校办公室负责统一编号。编号应遵循学校的文号编制规则，确保文号的唯一性和连续性。

在发文登记簿上对发文进行详细登记，包括文号、发文日期、文件标题、主送机关、抄送机关、密级、紧急程度、印数等信息。

6.印制校对

根据文件的性质、印数等要求确定印制方式（如打印、复印、胶印等）。印制文件应保证文件的格式规范、字迹清晰、页面整洁。

在印制过程中，办公室应安排专人进行校对工作，校对人员应认真对照原稿，检查文字、标点符号、格式等是否准确无误。如发现错误应及时通知印制人员更正。

7.分发传递

文件印制完成后，按照主送机关、抄送机关的范围进行分发。对于校内部门，可通过校内办公系统、文件交换站或专人送达等方式分发；对于校外单位，应根据文件的性质和要求选择邮寄、传真或专人送达等方式传递文件。

分发文件时应做好登记工作，记录文件的分发日期、接收单位、签收人等信息，确保文件能够准确、及时送达。

三、文件管理

1.归档保存

学校办公室负责对办理完毕的文件进行归档保存。收文应按照年度、来文机关、文号等顺序进行分类整理归档；发文应按照文号顺序进行归档。

归档文件应完整保存文件的正本、附件、领导批示、传阅单、拟办意见、办理结果等相关材料。档案应存放在专门的档案室或文件柜中，确保文件的安全、完整，便于查询利用。

2.文件销毁

对于超过保管期限且无保存价值的文件，经学校办公室负责人审核，并报学校分管领导批准后，可以进行销毁。

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