行政工作的时间管理.pptVIP

用5s来整理你的工作环境（1）基本工具；（2）复印机；（3）传真机；（4）电脑；（5）文档自己检查你的办公桌、文件柜、电脑、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东西,是否符合5s管理,是否方便你的工作。第13招:各种文件只看一次阅读技巧——30％花在阅读上阅读前——选择阅读材料（1分钟200页）阅读——改进阅读速度（1分钟500字）阅读后——用色笔来标记文件处理只看一次今天决定不了的明天也一样。第14招:没有淘汰就不叫档案管理

五分钟内找不到文件就不是好的档案管理如果不见了会发生什么样的麻烦事？如果不确定该不该“淘汰”？往垃圾箱丢吧。定期整理、“淘汰”掉不用的文件。第15招:学会使用外脑专家或朋友好朋友专家顾问资源图书馆。Internet。做最专业、最系统化的企业全员培训平台*/lms/member/course/exam_examResult?uuid=1e8ac692-fdd7-4b7e-9c48-f6cf3ace1289courseName=行政工作的时间管理行政秘书时间管理一.常见的时间管理误区事务性、重复性工作太多打扰（电话或没有预约客人）没有目标、次序和计划缺乏自律资料不完整或有所延误文书工作不能一次到位文件越积越厚工作没有效率二.时间管理的目标:加强工作效果提高工作效率三.时间管理的三原则第一原则:目标管理原则第二原则:抓住重点原则“80、20”法则运用第三原则:工作优先级综合分析第一原则：目标管理原则■目标不明确——工作的目标是什么？——你自己的人生目标是什么？■目标确定根据目标确定工作计划案例:海尔的OEC管理法（OverallEveryControlandClear）即全方位地对每人、每天、每事进行清理、控制，其主要内涵，就是贯穿在企业各项工作中的“日事日毕、日清日高”。具体地讲，就是企业每天所有的事都有人管，做到控制不漏项；所有的均有管理、控制内容，并依据工作标准对各自控制的事项按规定计划执行，每日将实施结果与计划指标对照、总结、纠偏，达到对事物发展过程日控、事控的目的，确保事物向预定目标发展。按照这一管理模式，上至总裁，下至一般员工，哪怕是一个修剪花草的花匠，都十分清楚自己应该干什么。干多少，按什么标准干，达到什么结果。德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中说:“管理好的企业，总是单调无味，没有任何激动人心的事件。那是因为凡是可能发生的危机早已被预见，并已将它们转化为例行作业了。”第二原则:重点原则“80、20”法则帕雷托定律:是一个意大利的经济学家帕雷托提出的，他在１８９７年观察１９世纪英国社会财富和人的关系时，发现国家８０％的财富是聚集在２０％的人的手里。80％的结果来自20％的原因。80%的利润来自20%的客户80%的销售来自20%的销售人员80%的时间用在了20%的日常事情上80%的事情在20%的高效率的时间内被完成80%的效率提升可以来自20%的环节改进第三原则:工作优先级综合分析四象限坐标图重要度紧迫性A重要而且紧迫Ｃ紧迫但不重要D不重要不紧迫Ｂ重要但不紧迫■请运用四象限方法排列你的工作:紧急不紧急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的工作B（石块型的事务）工作计划了解上级提高工作能力建立伙伴关系防患于未然不重要C（细沙型的事务）不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬其它休闲活动第一招:时间计划表1.结合工作目标作好时间计划表注意:60％有计划的工作20％没有预期的行事20％突发的行事四.时间管理的策略（20招）第二招:帮助上级跳出时间陷阱过多的电话不必要的会议不速之客无意义的文件方法；过滤第三招:区分掌控的时间可控不可控工作、起居饮食、睡眠自我情绪管理交通开会上司召见二分法:区分可控和不可控时间第四招:每日工作计划表一日之计在于昨天明天必须要做的六件重要事情,写下来。相关工作一并完成。不作预定表以外的