会展策划基础知识了解综述.doc

会展筹划根底知识了解

1、参展的流程和考前须知

首先，展品选择是第一位的。展品是给观摩者留下印象的最重要因素。展品选择应依据三项原则：1、针对性2、代表性3、独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容。代表性是指展品要表达展出者的高新技术，生产能力及本行业特点。独特性是指展品要有自己的独到之处，及同类产品相比，明显有别。

其次，参展商的现场展示。现在，很多参展商都采用歌舞表演，有奖问答和视频音频的展示方法。这是因为在静态条件下，并不能说明展品的全部性能，显示全部特征，需要借助其他材料或设备等手段来加以说明，强调及渲染。参展商要注意引导参观者的现场参及，并准备一些小包装样品免费派发。

第三，展台设计。当前，很多展会还以特装修的比例为主要宣传点。各参展商也越来越重视特装修。但特装并非花钱越多，装修越豪华越好。参展商考虑的应是特装能否充分反映自己的形象，吸引参观者的注意力。因此，你可以从几个方面衡量装修是否到达目的：1、展台设计要及展会整体的贸易气氛相协调；2、展台设计是为了衬托展品，不可喧宾夺主；3、展台设计需考虑参自身的公众形象，不可过于标新立异；4、不要忽略展台的展示、会谈、咨询和休息等根本功能。

第四，工作人员的配备是展览成功的关键。展台的人员配备可从四个方面加以考虑：1、按展览会的性质选派适宜类型或相关部门的人员；2、根据工作量的大小决定人员数量；3、人员的根本素质及个性；4、加强专业知识的培训及产品性能的了解，包括专业知识、产品性能、演示方法等等。

第五，客户邀请。前往专业展会的参观者目标都很明确。所以参展者除了被动地等待客户，开展前要有意识地邀请客户。可采取直接登门拜访、登载广告、现场宣传、派发资料等手段，邀请和吸引客户。

有经历的大公司做这些事情的时候，并非眉毛胡子一把抓，而是制定周详的方案。参考下表，看一看你做到了吗

参展方案时间表：〔一〕12个月前：1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，确定全展览方案；2、及展览主办单位或代理公司联系，取得初步资料；3、选定场地；〔一般而言，首次参加国际大展，较难取得最正确位置〕；4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务方案。

〔二〕9个月前：1、设计展览构造；2、取得展览管理公司的设计批准；3、选择并准备参展产品；4、及国外潜在客户及目前顾客联络；5、制作展览宣传册。

〔三〕6个月前：1、以广告或邮件等进展推广活动；2、确定旅行方案；3、预付展览场地及其他效劳所需款项；4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译；5、安排展览期间翻译员；6、向效劳承包商及展览组织单位定购促销广告。

〔四〕3个月前：1、继续追踪产品推广活动；2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签；3、将展位构造设计做最后的决定；4、方案访客回应处理程序；5、训练参展员工；6、排定展览期间的约谈；7、安排展览现场或场外的招待会；8、出国展则需购置外汇。

〔五〕四天前：1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包；2、搭乘飞机至目的地。

〔六〕三天前：1、抵达，饭店登记；2、视查展览厅及场地；3、咨询运输商，确定所有运送物品是否平安抵达；4、指示运输承包商将物品运送至会场；5、联络所有现场效劳承包商，确定一般准备就绪；6、及展览组织代表联络，告知通讯方法；7、访问当地顾客。

〔七〕两天前：1、确定所有物品运送完成；2、查看租用的设备及所有用品，了解其功能；3、布置展位；4、将所有活动节目做最后的决定。

〔八〕一天前：1、将摊位架构、设备及用品做最后的检查；2、将促销用品送达直接分配中心；3、及公司参展员工、翻译员等进展展览前最后沟通。

〔九〕展览期间：1、尽早到会场；2、展览第一天即将新闻稿送到会场的新闻中心；3、实地观察后尽早预约明场地；4、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；5、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，应及时报告总部作出合理答复。一旦应诺，必须按质按期完成；6、将每日情况做成简报通知员工；7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便及时处理及回应。

〔十〕展览完毕：1、监视摊位撤除；2、处理商机；3、寄出感谢卡。

2、会议中需要使用的设备搭配

尽管现在出现了非常精细、复杂的视听设备和电教系统，但会展筹划师需要准备的根本视听设备种类还是一样的：屏幕/放映机/灯光/传声/场地布置。

屏幕/放映机：安放屏幕的位置、角度要适宜，是演讲人头不用离开讲桌上的麦克风便能看见屏幕。屏幕的大