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学校物资供应材料自主采购管理办法

一、总则

1.目的

为加强学校物资供应材料采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证物资质量，促进廉政建设，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于学校各部门、各单位自主采购物资供应材料的活动，包括但不限于办公用品、教学用品、实验耗材、设备维修配件、清洁用品等物资的采购。

3.原则

（1）合法性原则。采购活动必须遵守国家法律法规和学校相关规定。

（2）公开透明原则。采购过程应公开、公平、公正，信息透明。

（3）效益性原则。在满足需求的前提下，追求性价比最高，节约资金。

（4）质量优先原则。确保所采购物资的质量符合学校教学、科研、管理等工作要求。

二、采购管理部门与职责

1.采购管理部门

学校设立专门的采购管理部门（如采购中心），负责统筹管理全校物资供应材料的自主采购工作。

2.职责

（1）采购管理部门

制定和完善学校物资供应材料自主采购管理制度、流程，并组织实施。

审核各部门、单位的采购计划，监督采购计划的执行情况。

负责建立和管理学校物资供应商信息库，对供应商进行评估、考核和筛选。

协调解决采购过程中的争议和问题，处理采购投诉。

对全校物资供应材料自主采购工作进行统计、分析，定期向学校领导汇报。

（2）使用部门（各部门、各单位）

根据本部门工作需求，编制科学合理的物资采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、预算金额和使用时间等内容。

负责对本部门采购物资的验收工作，确保物资质量符合要求。

配合采购管理部门对供应商进行评价，提供相关反馈信息。

三、采购计划与预算

1.采购计划编制

（1）各部门、单位应根据学校年度工作计划、教学科研任务安排以及实际工作需求，于每年[具体时间]前编制下一年度的物资采购计划。对于临时性、应急性物资需求，应及时提出追加采购计划。

（2）采购计划应详细列出所需物资的各项信息，经部门负责人审核签字后报采购管理部门。

2.采购预算编制

（1）采购预算应依据采购计划编制，明确各项物资采购的资金来源和预算金额。

（2）学校财务部门负责对各部门、单位的采购预算进行审核和汇总，纳入学校年度预算管理。

四、供应商管理

1.供应商信息库建立

（1）采购管理部门通过多种渠道广泛收集物资供应商信息，包括供应商的名称、地址、联系方式、经营范围、产品质量、价格、服务等情况，建立学校物资供应商信息库。

（2）供应商信息库应定期更新，确保信息的准确性和时效性。

2.供应商评估与选择

（1）采购管理部门根据采购物资的种类和要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的供应商。

（2）对入围供应商进行实地考察、样品检测、资质审查等评估工作，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制、售后服务、商业信誉等方面。

（3）根据评估结果确定合格供应商名单，并向全校公布。

3.供应商考核与淘汰

（1）采购管理部门定期对供应商进行考核，考核指标包括供货质量、交货及时性、价格合理性、售后服务等。

（2）对于考核不合格的供应商，视情节轻重给予警告、暂停供货或从合格供应商名单中除名等处理措施。

五、采购方式与程序

1.采购方式

（1）询价采购。对于采购金额较小（单次采购金额在[X]元以下）且规格、标准相对统一的物资，可采用询价采购方式。由采购管理部门或使用部门向三家以上合格供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价，根据报价情况选择性价比最高的供应商进行采购。

（2）竞争性谈判采购。对于采购金额较大（单次采购金额在[X]元以上、[X]元以下）、技术要求较为复杂或者对售后服务有特殊要求的物资，可采用竞争性谈判采购方式。由采购管理部门组建谈判小组，与三家以上供应商进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。

（3）单一来源采购。符合下列情形之一的物资采购，可以采用单一来源采购方式：

只能从唯一供应商处采购的；

发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

为保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式时，应按照学校规定的程序进行审批。

2.采购程序

（1）采购申请。使用部门填写《物资采购申请表》，详细说明采购物资的相关信息，经部门负责人签字后提交给采购管理部门。

（2）采购审批。采购管理部门对采购申请进行审核，根据采购金额和采购方式的规定，报学校相关领导审批。

（3）采购实施。

询价采购：采购管理部门或使用部门按照询价采购程序进行询价、比价，确定供应商后签订采购合同（对于小额采购，可采用简易采购合同或采购订单形式）。

竞争性谈判采购：谈判小组按照谈判程序与供应商进行谈判，确定成交供应商后签订采购合同。

单一来源采购：经审批后，与供应商进行协商，签订采购合同。

（4）物资验收。物资到货后，使用部门按照采购