物业公司采购过程控制程序.pdf

物业管理有限公司

采购过程控制程序

编号：修订状态：A/00页码：第1页共6页

1.目的

为保证采购的物资、外包方等符合质量的要求并对其有效控制和施加必

要的影响，制定本程序。

2.范围

本程序适用物资采购、外包过程的评价，选择和控制。

3职责

3.1财务室是采购的归口管理部门，负责采购文件的编制、修改、实施和控

制，品质部、办公室对供方进行评价，确定合格供方，对供方的供货能力、

履约能力进行评价。

3.2办公室负责对所购原、辅材料的质量进行监视和测量，参加对供方产品

质量、性能和质量保证能力及满足工艺技术指标状况进行评价。

3.3负责供方产品满足生产要求的情况进行评价。

3.4负责供方产品到货数量和及时性进行评价。

4工作程序

4.1采购过程的控制

4.1.1采购的产品包括为满足办公以及体系运行所需要的各种物料等。

4.1.2采购过程的控制包括以下内容：

a)识别所需采购的产品；

b)采购产品的总费用、性能、价格和交付；

c)询价、报价和招标；

d)供方的选择、控制和开发；

e)订购、签订采购合同；

物业管理有限公司

采购过程控制程序

编号：修订状态：A/00页码：第2页共6页

f)合同管理；

g)采购产品的验证；

h)采购产品的不合格控制处理等；

i)提供能影响产品符合的产品、过程或服务的供应商仅应从经过评价证

明有能力确保符合所有规定要求的供应商中选择；

j)供应商未被使用超过一年的，应在确定合同或订货前对其进行再评

价；

k)供应商持续提供合格产品、过程或服务的能力应定期复核，且不超过

一年；

l)为负责检查质量体系的机构可能审核影响防爆型式的供应商运作方

面提供安排上的便利。

4.2供方的评定

4.2.1由采办公室组织物业服务部、品质部、环卫服务部组成评审小组对供

方进行评定。

4.2.2供方的选择和评价

评审小组根据供方提供产品的能力、服务和价格等方面对其进行评价，

选择和评价的原则：

1）供方经营资质（营业执照、生产许可证）和信誉；（复印件）

2）评价供方是否有能力按公司产品采购计划提供所需产品

3）供货产品质量（检验报告/合格证）；

3）供方是否取得管理体系认证证书；（可不作为必备条件）；

4）对供方的质量、价格、交货情况以及对问题的处理能力进行评价；

物业管理有限公司

采购过程控制程序

编号：修订状态：A/00页码：第3页共6页

5）调查供方交付后的服务和配件供应及配套服务等情况。

6）对属国家强制性认证（CCC认证）的产品，其生产企业必须经国家认

可的认证机构认证合格并取得相应证书，其产品应加施认证标志。

7）应优先选择通过环境保护产品认证、ISO14001体系认证的供方产品。

8）对原有的供方，长期供货且质量稳定即可确认。

4.2.3采购产品的分类和控制

a)A类物质：主要原辅材料；

b)B类物质：低值易耗品及备品备件、零星材料等；

c)对A类物质的供方要进行评定、建档、控制，对B类物质的供方不

进行评定，也可不建档。

4.2.3办公室根据现有供方和待开发的供方，在满足合同程度、供货能力以

及质量保证能力等方面进行摸底并收集材料，提出初选供方名单（包括收集

的评定需要的材料），在每年的12月提供给综合部、市场部。

a)综合部、市场部对供方的质量保证能力及供方产品满足合同的技术

要求的符合程度及满足生产工艺技术指标状况进行分类、整理、评价；

b)技术人员对供方产品满足生产工艺要求、影响生产产品质量状况进行

比较评价；

c)办公室向初选供方进行调查，调查内容：供方执行产品技术标准、质

量等级、质量保证能力