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“询价(RequestforQuotation)”是采购人员在作业流程上

的一个必要阶段。在接到请购单、了解目前库存状况及采购预算

后，通常最直接的反映就是马上联络供应商。如果这是常态性的

采购，需求的形态又是属于标准零件，对于供应商来说比较不会

有问题。但是在新产品开发时，对于那些不属于标准品的部分，

询价的时候就必须要特别注意是否有提供供应商足够的资料，来

方便其报价作业。为了避免日后造成采购与供应商各说各话，以

及在品质认知上的差异，对于询价时所应提供资料的准备上就不

能马虎。因为完整及正确的询价文件可帮助供应商在最短的时间

提出正确、有效的报价。一个完整的询价文件至少应该考虑包括

下列几个主要的部分。

一、询价项目的“品名”与“料号”

首先，询价项目的“品名”以及“料号”是在询价单上所应

比备的最基本资料。供应商必须知道如何来称呼所报价的产品，

这即是所谓的“品名”以及其所代表的“料号”，这也是买卖双

方在日后进行后续追踪时的一个快速查办以及检索的依据。料号

因为在每一客户中有其独特的代表性，在使用上要特别注意其正

确性。有些大型公司的料号动辄多达十多个位数，其中更包括有

数字及英文字母在内。料号中一个位数的不同可能就是版本的不

同，甚至可能变成另一个产品的料号。品名的书写应尽量能从其

字面上可以看出产品的特性与种类为佳。

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二、询价项目的“数量”

通常供应商在报价时都需要知道买方的需求量，这是因为采

购量的多寡会影响到价格的计算。数量资讯的提供通常包括有

“年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”；“不同等级的

需求数量”，如数量为500K，1M，3M等等；每一次下单的大约

“订购数量”；或产品“生命周期的总需求量”。除了让供应商

了解需求量及采购的形态外，也可同时让供应商分析其自身产能

是否能应付买方的需求。

在询价时买方通常都有一个通病，那就是怕量少而无法得到

好价格，便把需求量或采购量予以“膨胀”。此时，虽然采购能

够获得短期的利益，就算拿到了量产的价格，如果在真正进行采

购后，无法达到报价的预期数量时，供应商不是提高价格，便是

在其他方面减少对客户的服务，或停止供应，到头来得不偿失的

还是自己。因此，对需求量的资讯应很实在的与供应商沟通，同

时采购也可拿出市场预测来说服供应商，如此才能达到长期配

合、持续供货的目的。

三、询价项目的“规格书”

规格书是一个描述采购产品品质的工具，应包括最“新版本”

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的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商

报价的一切资讯。工程图面必须是必威体育精装版版本，如果图面只能用于

估价也应一并在询价时注明。如为国际采购，如果原始工程图面

为英文之外的语文如德文、法文、日文等，也应附上国际通用语

言英文的译名，以双语(Bilingual)形式呈现以利沟通。若工程

图面可以利用电子档案方式提供，则必须向供应商询问其接受的

程度，在提供时应注意以国际共通的档案格式如DWG、IGES、DXF、

PRO/E等等，以方便供应商转换图档。不过，在利用电子邮件传

递档案的同时，最好也同时提供一份清楚绘在图纸上的工程图

面，以避免在档案传递时所可能发生的资料误失。

四、询价项目的“品质”要求

表达询价项目品质规范要求的方式有许多种，通常可以使用