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质量档案管理办法

1目的

为了更好更规范的管理公司质量档案资料，特制定本办法。

2适用范围

本文件适用于公司质量档案的收集、整理、鉴定、归档和销毁

过程。

3职责

3.1档案处负责公司质量档案的收集、整理、保管和提供利用，并

对归档工作实行监督、检查、业务指导和考核。

3.2品质管理部负责对质量档案进行收集、整理、立卷，并向档案

处移交。

3.3销售总公司负责收集当年售后服务档案，并于次年三月前向档

案处进行移交。

4定义

无。

5工作程序

5.1归档范围

5.1.1质量档案指在所有产品以及新产品的开发、研制与生产、科

研课题研究等活动中，形成的质量文件材料。

5.1.2质量档案归档范围表见《质量档案归档范围表》。

5.1.3在保证归档的质量档案完整的基础上，对归档范围表内的内

容可适当增减。

1

5.2质量档案的积累与归档

5.2.1归档的质量材料应符合有关编制规定和标准要求，应字迹

工整，图样清晰，签字手续完备，制作和书写材料应利于长期保存，

声像材料应图像清晰，音质纯正，并附简要文字说明。

5.2.2归档的质量材料由品质部(按A4幅面)负责收集并整理立

卷，只保管当年质量档案，于次年六月底前向档案处移交。

5.2.3归档的质量文件材料的内容、保管期限，应经品质管理部负

责人审核，并在质量文件材料清单上签字，档案部门应按完整、准

确、系统的要求进行验收。

5.2.4归档时，应履行交接手续，填写质量文件材料移交清单一式

两份，经交接双方在移交清单上签字后，各自保存一份。

5.2.5质量文件一般只归档一份，重复的归品质部管理和使用。

5.3质量档案的鉴定与销毁

5.3.1根据质量档案的适用程度和保管价值鉴定质量档案，对保管

期限过时，而保管价值不大的质量档案经鉴定审查后方可销毁，国

外进口的原文资料一律不准销毁。

5.3.2质量档案的销毁鉴定工作，由档案处提出，报上级技术质量

主管领导并组织质量档案鉴定小组，负责对质量档案的密级划分、

保管期限、是否保存与销毁进行鉴定审查。

5.3.3经鉴定审查确无价值的质量档案或陈旧资料，填写清单，成

册成套的申报公司主管领导批准。一般零星资料经档案处和相关质

量管理部门领导签字同意统一销毁。凡属永久保管的质量档案不准

2

销毁

5.3.4销毁的质量档案，数量少的，由公司质量档案鉴定小组在辖

区内监销；数量多的，指定专人送外指定单位监销。

5.3.5质量档案鉴定小组成员：公司相关领导品质管理部领导

档案处领导品质管理部相关技术人员档案处质量档案管理员

6相关文件

无

7管理记录

7.1《移交清单》

8工作流程

3

质量档案管理办法流程

品质管理部质量分析改进处市场营销部档案处

年度产品合格证产品质量整改资料售后服务资料

质量证书确认是确认是

结束结束

产品分析原始记录

确认

存档

确认

是