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内部控制中的信息与沟通
作为内部控制基本要素之一的信息与沟通,在内部控制中发挥着不可替代的
作用,为内部控制的其他要素有效发挥作用提供了信息支撑,也为企业整个内部
控制的有效运行提供了信息支持。
一、《内部控制框架》中的信息与沟通
美国COSO委员会的《内部控制框架》要求企业以一定的形式、在一定的
时间范围内识别、获取和沟通相关信息,以使企业内部各层次员工能够顺利履行
其职责。内部控制中的信息与沟通包括信息方面与沟通方面两个内容。信息和沟
通相互联系,信息是沟通的对象和内容;而沟通是信息传递的手段。通过信息与
沟通的结合,发挥其在内部控制中的作用。
(一)信息
从信息来说,《内部控制框架》要求通过信息系统识别、获取、处理和报告
信息,为管理和控制经营活动提供信息支持。信息系统可以是手工信息系统,也
可以是利用现代信息技术的信息系统,还可以是手工和信息技术相合的信息系
统;可以是正式的信息系统,也可以是非正式的信息系统。信息系统处理的对象
既包括企业经营活动等内部生成的信息,也包括与经营活动相关的外部事项、活
动和环境等的外部信息。作为内部信息,信息系统通常以监控的模式常规性地获
取信息。作为外部信息,具体包括表明企业产品或劳务需要发生变化的特定市场
或行业数据、客户偏好或需求方面的市场信息、企业经营活动所需要产品或劳务
方面的信息、竞争对手的产品开发活动、政府立法及监管方面的信息等。信息系
统一方面需要定期获取和报告经营活动各方面的信息,包括产品的生产和销售方
面的信息;另一方面需要采取措施获取市场变化对产品和劳务等需求方面的信
息。信息系统不仅要识别和获取所需的财务信息和非财务信息,而且还必须在一
定的时间内,以有助于企业控制其经营活动的方式处理和报告信息。
《内部控制框架》要求信息系统根据所面临的市场变化、竞争对手的创新以
及客户需求的重大变化进行调整,以支持企业实现其经营和战略目标;并要求企
业将信息系统的规划、设计和执行与企业的整体战略进行整合。信息系统作为经
营活动不可分割的组成部分,通过获取决策所需要的信息来实施控制。对信息系
统与经营目标进行整合,跟踪和记录交易,将企业的各项经营活动包含于整合的
系统之中,有助于对经营活动实施控制。企业信息系统中信息技术的使用应当有
助于企业经营目标的实现,而不在于使用的是否为最先进的信息技术。
对于信息的质量,《内部控制框架》要求信息系统所提供的信息内容适当、
及时、准确,并且要求信息必须是当前必威体育精装版和可以获取的。由于信息的质量直接
影响企业管理当局在管理和控制中的决策,信息系统本身成为内部控制体系的一
个组成部分,必须对其进行控制。
(二)沟通
从沟通来说,沟通是信息系统所固有的功能,信息系统必须将其信息提供给
相关人员,以使其能够合理地履行相关的职责。《内部控制框架》要求信息在更
为广泛的范围内,自上而下、自下而上地在整个企业内外进行沟通。沟通包括内
部沟通和外部沟通两个方面。
从内部沟通来讲,《内部控制框架》要求建立必须的沟通渠道和机制,一方
面使企业的所有人员从企业管理当局获取明确的信息,明确其职责,了解自身在
内部控制体系中所应发挥的作用,理解自身活动与其他员工活动之间的关系,使
其在经营活动中及时发现问题、确定原因并采取纠正措施;另一方面使员工能够
及时向上传递其在企业经营活动中所了解的重要信息。其中,必须建立相应的举
报人保护机制,以保护员工报告的积极性;还必须确保管理当局与企业董事会及
其委员会之间的沟通,以使董事会有效地行使监督职责,充分发挥董事会的作用。
从外部沟通来讲,《内部控制框架》要求企业加强与客户、审计师等中介机
构、监管者、股东以及其他外部相关者之间的信息沟通。通过外部沟通,可以了
解和掌握有关内部控制体系运行的重要信息,如通过与客户之间的信息沟通,能
够及时了解和应对不断变化的客户需求和偏好;通过与审计师等中介机构之间的
沟通,可以获取重要的控制信息;通过与股东、监管者等的沟通,可以了解企业
所面临的风险。
沟通的方式可以采取手册、备忘录等文字传递方式,也可以采用召开会议、
谈话等口头传递方式;另外一种强有力的沟通手段就是管理当局与下属相处所采
取的行为。
二、《企业风险管理框架》中的信息与沟通
根据美国COSO委员会发布的《企业风险管理框架》,要求企业识别和获取
与企业相关的涉及外部和内部事项和活动的广泛的信息,并以保证员工能履行其
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