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公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)

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第一条设立目的

为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归

档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方

法。

其次条负责部门

电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导

与监督。部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条电子文件的收集与归档

一、电子文件的收集

1．收集方法

（1）准时根据要求制作备份。

（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。

（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电

子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像

文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

2．详细收集流程

（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式

文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式

文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***

确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠

的标识关系。

（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平

安措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必需随时备份，存储于能够脱机保存

的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫

描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。

（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其

对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。

（6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应留意收集其相关软件。

二、电子文件的归档

1．电子文件的整理

电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中；应制成相应电子

文件名目；归档电子文件应填写登记表。

2．电子文件的归档

（1）归档时间

规律归档应实时进行，物理归档应定期完成。

（2）归档检测与鉴定

在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件

的有效性、软件的有效性及其信息记录格式等。并进行有效性和完整性的鉴定。

（3）归档过程

A把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，

至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。

B存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、

保管期限、硬件及软件环境。

C将相应的电子文件名目、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登

记表。

D在网络中进行了规律归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

3．其他留意事项

（1）应明确规定归档时间、归档类型、相关软件、版本、保存期限、检测数据等，

以保证电子档案的质量。

（2）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、

相关说明及描述上保持全都。

（3）具有保存价值的电子文件，必需适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，

必需将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

第四条电子档案的管理

电子文件归档后按有关规定移交至部门档案管理人员保管。其须遵循以下流程：

1．电子文件检验

归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到**％。与纸质档案同时保存的电子

档案可实行抽样检验的方法，样本数不少于总数的**％合格率应达到*％。详细检验

项目包括载体有划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子档案的完整性和有效性审核

手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。将检验结果填入电子档案入库登

记表。检验有错的，应准时将错误信息反馈部门领导，并重新制作。

2．电子文件保管

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

（1）归档载体不得擦、划、涂等。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

（2）环境温度选定范围：℃—*****℃；相对湿度选定范围：*％—*％。