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会计档案管理办法

1.1会计档案管理概述

公司及其所属单位应按照国家有关档案管理办法的档案管理规定，对财务部

门档案进行立卷、归档、保管、借阅、移交和销毁，保证档案妥善保管、有序存

放、方便借阅、完整移交、安全销毁，严防毁损、散失和泄密。

1.2会计档案保管

（一）会计档案保管

公司及其所属单位的会计档案应当在财务部门内部指定专人保管，出纳人员

不得兼管会计档案。

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告、存储会计数据和程序的

介质以及其他会计资料等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要

史料和证据。具体包括：

1、会计凭证类：会计凭证、原始凭证、其他会计凭证。会计凭证是指由记

账凭证汇总表、记账凭证和原始凭证装订成册形成的会计档案。原始凭证是指由

于数量过多而单独装订成册形成的会计档案。

2、会计账簿类：总账、日记账、明细账、固定资产卡片、其他辅助性账簿。

其他辅助性账簿：库存现金盘点台账、支票管理台账、应收票据备查账簿、应付

票据备查账簿等。

3、财务会计报告类：中期财务会计报告、年度财务会计报告、其他财务会

计报告。

4、电子介质财务信息资料包括：年度备份数据、财务软件升级前的备份数

据、相应版本的系统应用程序软件及标准代码、数据库软件、每年一次的经系统

管理员签字的系统管理维护记录本、本单位系统管理员名册、其他应该存档的资

料或数据。

5、其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、内部存款余额调节表、

工资发放明细表、奖金发放明细表、增值税进项税抵扣凭证、票据存根、会计档

案保管清册、会计档案借阅登记清册、会计档案移交清册、会计档案销毁清册、

会计工作交接移交清册、财产清查资料、审计报告等其他应当保存的会计核算专

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业资料。

每年形成的会计档案应当由财务部门于年度终了时，按照会计档案的分类整

理立卷，装订成册，并编制案卷号。

1、会计凭证。按月份和册号顺序整理，月内按凭证种类即先会计凭证、后

原始凭证的顺序编制册号和年度案卷总序号。分类号为I01。

2、会计账簿。除跨年度使用的会计账簿外，按总账、日记账、明细账、其

他辅助性账簿的顺序，编制年度案卷总序号。分类号为I02。

3、财务会计报告。按月份顺序整理装订成册并编制年度案卷总序号；月内

按合并会计报告类、汇总会计报告类、本企业财务会计报告类、下级企业财务会

计报告类的顺序整理；类内按总经理和总会计师声明书、结账工作清单、财务会

计报告审核情况记录表、财务情况说明书、报表目录、报表、报表附注的顺序整

理，报表按报表目录的顺序整理；年度财务会计报告单独装订成册。分类号为

I03。

4、存储会计数据和程序的介质：每个会计期间结束、完成结账后应将财务

管理信息系统产生的数据保存在电子介质上,原则上要求在发生业务的当天都应

进行备份。备份时应该至少备份两份,并且采用不同的备份方式,财务信息管理员

和档案管理人员分管并存放在不同的地方,备份要永久保留。

5、其他会计资料。其他应当保存的会计核算专业资料按资料名称分别整理

立卷，并分别编制年度案卷总序号；同一名称的会计资料按时间顺序，分册或合

并装订。分类号为I04。

按照会计档案的分类和编定的案卷号，编制会计档案保管明细表。于月份终

了即可整理装订的会计档案，并形成会计档案保管明细表。会计档案保管明细表

包括会计凭证保管明细表、会计账簿保