各种大型活动工作流程.pdf

各种大型活动工作流程

一、前期准备

1、场地申请

在确定会议参与总人数、预计到场人数、会议时间和嘉宾

时间安排等多方因素后，申请会议地点。对于普通教室，学生

需要写好申请书请团委老师、党委副书记签字并盖章，由学生

将申请书带至教务处申请；对于特殊场地，如需要用多媒体，

及如望江文华活动中心演播厅、江安综合楼C407等特殊场地，

则写好申请书后请团委老师申请。

2、嘉宾邀请

确定与会嘉宾，在3天前电话联系，沟通并告知会议举办

时间地点及相关事宜，确定好接待点；做好1对1接待工作。

3、物资准备

准备从筹备到结束整个过程所需各类物品预算清单，如横

幅、饮用水、鲜花、桌布、座牌等，并根据会议中可能发生的

各类意外事件制定有效可行的预算应急方案。根据活动要求，

至少提前1天与办公室协商沟通，准备同型号笔（会议用笔、

签到笔）、嘉宾牌、桌布、旗帜、会徽等；携带好胶布、剪刀、

绳子等物品。横幅、海报依据活动要求制作（注意与制作商联

系并核实尺寸）。同时，准备好鲜花和饮用水。

二、现场布置

1、会场布置

根据会议要求，提前到场进行会场布置，包括桌椅、鲜花、

旗帜、横幅、海报等。确保会场整洁、美观，符合会议主题。

2、主席台布置

在会场布置完成后，进行主席台布置，包括主席桌、嘉宾

座位、鲜花、旗帜、横幅、海报等。确保主席台整洁、美观，

符合会议主题。

3、安全保障

会议进行期间，要加强安全保障，做好现场安全检查，防

止意外事件的发生。同时，要做好应急预案，确保会议顺利进

行。

三、活动进行

1、活动开始

在确定好各项准备工作后，按时开始活动。主持人宣布活

动开始，让参会人员进入会场就座。

2、活动进行

在活动进行期间，主持人根据会议议程，依次介绍嘉宾、

发言人、主题演讲等环节。同时，要注意控制会议时间，确保

会议顺利进行。

四、活动结束

1、嘉宾

活动结束后，要进行嘉宾送行工作，感谢他们的到来并送

上礼物。

2、观众离场

活动结束后，要让观众有序离场，确保会场整洁、安全。

3、会场清理

在观众离场后，要进行会场清理工作，包括清理桌椅、鲜

花、横幅、海报等。

4、后期总结

活动结束后，要进行后期总结工作，总结活动中的优点和

不足，为下一次活动做好准备。

活动开始：

活动开始前，根据签到人数和规模确定签到处的数量（1-

2），并分配2-4名签到负责人。现场工作人员应安排引导员，

协助到场人员入座，并维护现场秩序。此外，还需要安排流程

PPT播放人员和机动人员。在活动正式开始前15-20分钟，提

醒现场观众将手机关机或调为静音，并保持场内环境卫生。

活动进行：

宣传部的同学负责全程拍照，并抓拍各个细节和角度，如

嘉宾到场、志愿服务、签到、入座和讲话等。每个出入口都应

安排好人员，以尽量避免经常进出对活动纪律和效果的影响。

主席团成员应坐在前排，并随机应变采取各种应急预案。礼仪

人员应注意活动过程中的相关引导工作。如果嘉宾在活动中途

退场，礼仪人员应开门，主席团成员或团委老师应负责送嘉宾，

直至嘉宾再三说免送之时方可返回。

活动结束：

在嘉宾答谢时，应给嘉宾授课费，并让嘉宾签收据。嘉宾

离场时，由主席团成员或校团委老师负责送嘉宾，将嘉宾送至

场外，直至嘉宾再三说免送方可返回。观众离场应井然有序，

除领导出入口之外，其他门口有1-2名同学负责秩序维护。现

场工作人员应收拾整理会场，物归原位；办公室负责清点整理

活动物资。在活动结束后，应及时整理会议记录，并补充完善

活动数据，撰写新闻稿，注重时效性和真实性。如果是上午活

动，则下午发表，如果是下午活动，则第二天早上发表。