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办公室基本管理制度

一、职责与权限

1.1办公室管理人员职责

办公室管理人员为公司日常管理的中心，负责策划、协调、指导公司各部门的

协作与协调。主要职责包括：

1.组织协调公司各部门协同配合，提升公司协作效率；

2.形成并贯彻公司制度与规定；

3.组织和实施公司的文化建设；

4.管理和维护公司的各类文件、资料、档案；

5.安排办公室工作计划，协调各个部门的日常工作；

6.确保公司各类公文制度、规范和标准的执行；

7.及时提供简要的报告，以提高公司运营质量。

1.2办公室管理人员权限

办公室管理人员具有一定的权利，包括：

1.发布公司相关制度规定，确保公司的文化建设在规范的情况下逐渐发

展；

2.管理公司各类文件、资料、档案；

3.调整协调公司的办公室工作计划，协调各个部门的日常工作；

4.审核公司各类公文制度、规范和标准的执行；

5.提供及时简要的报告，以提高公司运营质量；

6.指导公司各部门在确保办公室基本管理制度的前提下进行工作。

二、日常工作流程

2.1日常工作流程

办公室管理人员在工作过程中，需按照如下日常工作流程进行：

1.协调公司各部门协同配合，确保业务合理进行；

2.建立健全的资料、档案管理制度，归档和维护公司各类文件资料档案；

3.制定并发布公司各项管理制度及规定，确保公司各部门在管理上具有

规范性；

4.确定公司的文化建设方向与目标，并贯彻实施；

5.根据公司的需要制定并安排办公室工作计划，调整协调各个部门的日

常工作；

6.对公司各类公文制度、规范和标准进行审核，确保各项行政工作顺畅

有序；

7.进行相关报告以表述公司的情况和变化；

8.定期评估和调整公司的管理制度。

三、会议管理

3.1会议室使用要求

为了保证会议的效率和专业程度，要求在会议室使用中做到如下要求：

1.会议人员应提前预约使用会议室；

2.每次会议结束后应做好场地清理、设备关闭等工作；

3.布置会议室时应保持整洁、舒适和适宜性；

4.会议室内应有各类设备的配备（如：茶水服务、音响等资源）；

5.会议结束后应有对会议过程的记录。

3.2会议的礼仪要求

为了让会议纪律和秩序得到优化，以下为会议基本礼仪要求：

1.在规定时间内到达会议室；

2.会议期间本着礼貌、尊重和沟通精神进行；

3.不得随意发出声响或干扰他人；

4.遵守会议主持人的安排，避免随意打断或提问；

5.在会议结束前一定要等候主持人的允许离开。

四、文件管理

4.1文件的保存与归档

公司各部门应按规定建立数据记录，必要时应同时完善相应文件的保存和归档。

文件保存要求：

1.电子文档自动备份，且备份资料在七年内不得删除；

2.实物档案保管在专门的文档室。

4.2文件审批要求

公司各部门应按规定建立数据记录，依照自己所属范围申领文件。申领文件要

求：

1.申领文件前应了解该文件的权利、责任和义务；

2.办理文件申领手续需得到管理人员的签字确认。

五、办公设备使用管理

办公设备不仅包括电子产品，还包括复印机、打印机、扫描仪、电话机、传真

机、钞票计数机等等。为了保证设备的正常运转和使用寿命，以下为设备使用和管

理要求：

5.1设备使用要求

1.在使用前应先仔细阅读和掌握设备的使用说明书；

2.在使用过程中应对设备进行维护保养；

3.操作过程需要注意安全和合理性；

4.