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学校会议室使用管理制度

第一章总则

为确保学校会议室的高效使用，提高会议质量，规范会议流程，制定本会议室使用管理制度。

本制度适用于学校内所有会议室的使用与管理，全校教职员工及学生组织必须遵守以下规

定：

一、会议室使用原则

1.公平原则：会议室使用应遵循先申请、先审批、先使用的原则，确保各申请单位或个人

公平使用会议室资源。

2.效率原则：会议组织者应合理安排会议时间，确保会议高效进行，减少不必要的时间浪

费。

3.分类管理原则：根据会议室规模、设备配置等因素，实行分类管理，以满足不同类型会

议的需求。

二、会议室使用范围

1.学校内各类教学、科研、管理、学生活动等正式会议。

2.校内外学术交流、讲座、培训等活动。

3.其他经学校批准的会议活动。

三、会议室使用申请

1.申请单位或个人需提前向会议室管理部门提交会议申请，包括会议时间、地点、参会人

数、会议主题等信息。

2.会议申请需经相关部门审批同意后方可使用会议室。

3.申请单位或个人应在会议前与会议室管理部门确认会议安排，如有变更，需及时通知。

四、会议室使用规范

1.严格遵守会议时间，按时召开会议，按时结束会议。

2.保持会议室整洁，爱护会议室设备，不得擅自调整室内设施。

3.会议期间，参会人员应保持秩序，不得大声喧哗、随意走动。

4.会议结束后，申请单位或个人应负责清理会议室，确保会议室恢复原状。

五、违规处理

1.未经批准擅自使用会议室的，视情节轻重给予通报批评、罚款等处理。

2.擅自改变会议室用途或损坏会议室设施的，依法承担相应责任。

3.会议期间违反会议纪律的，由会议组织者或相关部门进行批评教育，情节严重的，给予

相应处罚。

本制度自发布之日起实施，全校教职员工及学生组织应严格遵守，共同维护学校会议室的正

常使用秩序。如有未尽事宜，由学校会议室管理部门负责解释。后续章节将就会议流程、会

议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容进行详细阐述。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下为学校会议室使用管

理制度中会议流程的相关规定：

一、会议筹备

1.明确会议目的和议题：会议组织者需在会议申请阶段明确会议目的、主要议题和预期成

果。

2.确定参会人员：根据会议主题和议题，确定参会人员范围，提前通知参会人员，确保关

键人员参会。

3.会议资料准备：会议组织者需提前准备好会议所需的资料，并在会议前将资料发送给参

会人员。

4.会议场地及设备检查：会议组织者应提前检查会议室设施，确保设备正常运行，并根据

需要调整会议室布局。

二、会议通知

1.发布会议通知：会议组织者应在会议召开前，通过适当方式发布会议通知，包括会议时

间、地点、议程等。

2.通知方式：可采用电子邮件、短信、电话等形式通知参会人员，确保参会人员收到通知。

三、会议签到

1.设立会议签到台：会议组织者应在会议室入口设立签到台，方便参会人员签到。

2.签到方式：可采用纸质签到、电子签到等形式，确保参会人员按时到场。

四、会议议程

1.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和预期目标。

2.会议组织者按照议程安排，逐一介绍议题，引导参会人员进行讨论。

3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，充分发表意见，确保会议高效进行。

五、会议记录

1.指定会议记录人：会议组织者应指定专人负责会议记录，记录会议讨论内容、结论和待

办事项。

2.会议记录要求：会议记录应真实、准确、完整，便于会后跟踪落实。

六、会议总结

1.会议主持人对会议进行总结，概括会议成果，明确待办事项和责任人。

2.会议组织者应将会议总结及时通知未参会人员，以便了解会议情况。

七、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员参与。

2.会议组织者负责收集会议资料，整理会议纪要，并按照规定存档。

本章节对会议流程进行了详细规定，旨在提高学校会议效率，确保会议目标的实现。后续章

节将继续阐述会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，对会议纪要的跟踪落实是确保会议决策执行的关键环节。

以下为学校会议室使用管理制度中会议纪要的跟踪落实相关规定：

一、会议纪要的编写与发布

1.会议纪要应由指定的记录人在会议结束后及时编写，确保内容的准确性、完整性和可读

性。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论的主要议题、决策结果、待办事项及

责任人等信息。

3.会议纪要编写完成后，应由会议组织