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档案管理的方法措施

档案管理的方法措施

档案管理的方法措施篇1

一、规范公文处理，把好公文形成关

档案就是完成了书面工作处理程序，将接收的信息和所记叙的内

容进行备案的历史工作文件。因此书面方式的公文的准备工作是档案

工作的第一步，要规范的处理公文，细致的审查公文，公文形成的过

程要严格把关，这是把档案管理工作做好所需的基础。

公文的草案拟制是公文形成所需的一个重要环节，有了大致的计

划方向才能更好的进行下一步，不同单位的草案拟制部门各不相同，

有些单位的公文草案拟制是由相关办公室统一拟制，有些则是由相关

的部门先立草案然后递交给办公室负责印制。

但各个部门公文起草人员的水平和质量有一定差异，对于公文拟

制所需的要求理解分析不一致，可能会导致拟制的文件质量上不尽人

意。主要存在着以下几个问题：

1、体裁使用不正确，比如请示公文和报告公文没有明确区分;一

份公文却请示多个事件;没有按照规则运动文种。

2、一些公文的附件标识不明确，一些公文有附件，没有在规定的

地方作出任何标识，也没有在公文附件的名称前标注出详细的序号，

整个公文的行文程序混乱。

3、公文主题标注不明确，不便查阅。

4、公文中没用规范的使用数字。

以上情况，对于公文转变成档案的立卷和归档有着较大影响。因

此，负责公文起草拟制的工作人员，有责任和义务对各个部门的公文

进行查看，仔细审核，尤其是一些关键的字、句、词要严格把关，在

有问题的情况下，要尽快通知提供公文初稿的单位，告知对方具体情

况，将出现错误的地方及时协商解决。

二、档案整理工作，从公文的评估分类做起

在将公文相关事务处理结束之后，便可以将公文进行保存，并把

公文的类别进行整理和分类，将其中内容不重要和普通的另外保存，

不能丢弃。如果遇到涉及到重要内容的公文，例如涉及单位的重大开

会、重大事件以及单位要求保存的公文，这类公文就需要明确标注，

以备随时查阅。要做好这项工作，务必要遵守以下几个条件：

1、对于这项档案整理工作，需要有清晰的认知，要把管理档案工

作做好，就要把公文的管理规范熟知，才能将公文员工作真正融合，

还要提前对所负责部门的档案翻查，掌握所有档案信息，保证档案有

高质量，以防档案重复，使档案管理更便捷、科学。

2、作为档案工作人员，必须要有职业责任感，对工作也要有较强

的学习能力，将档案记载在大脑中，对每一份档案都要认真细心，对

每一份档案都做出正确的评价。将档案工作生活化、日常化。

3、作为公文文秘要时常学习新的专业知识，及不断提高自身的职

业素质。公文工作员的档案工作是一项比较专业带有技术性的工作，

在日常中要加强学习档案方面的知识，随身携带相关的专业书籍，时

常范围，做到在工作中积累经验，在工作中加强学习。这样才能较高

的工作效率。

三、完善公文材料，做好档案收集工作

档案管理部门在文公分类入档的时候，需要先检查形成公文的前

期材料，在过程中，需要翻阅其他附属资料，如果发现公文前期资料

中有没入档的附件要向相关部门或单位催要，过程中发现同一公文中

有个别公文没有按照规定时间交还的，要跟踪回收，坚决不能让公文

档案长时间的的停留在他人的手中，这不但可能会对档案造型损坏、

遗失，也会因为时间过长而遗忘档案的收归，对档案管理工作带来重

大的失误。所以在档案管理的工作中，要不断的复查过去的历史进程，

对档案流向掌握清晰，在过程中，需要注意以下几个方面：

1、档案整理工作必须从平时做起

对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保

存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会

价值而被淘汰;而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，

能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，

用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档

程序，进一步归整，以备平时查阅。

2、档案整理工作应注重细节

对于单位的文件以及领导签发后，一定要及时的将所有的文件资

料收集完整，按照资料的内容顺序，依次为正式文件、签发文、定稿、

改稿、初稿等程序集中归整并统一装订成册，初步完成“件”，由零

散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。这档案

管理工作入档以前需要做的必须事件，过程务必不能有所遗漏，否公

文档案不完整，会给后期的查阅工作带